Ngoài đề xuất trên, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ cũng chỉ rõ, hồ sơ cần có đơn đề nghị cấp giấy phép đào đường đô thị nêu cụ thể vị trí đào, diện tích, độ sâu và lý do đào, dự kiến thời gian hoàn thành công việc, cam kết hoàn trả lại mặt bằng.
Hiện nay, việc quy định thành phần, số lượng hồ sơ thủ tục này là do các UBND cấp tỉnh quy định nên không đồng nhất, mỗi địa phương lại có một quy định khác nhau, có những địa phương yêu cầu về thành phần hồ sơ không cần thiết dẫn đến việc gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức khi phải tìm hiểu và thực hiện thủ tục ở các địa phương khác nhau.
Ví dụ đối với Tổng công ty Viễn thông hoặc Tổng công ty điện lực ở hầu hết địa phương nào cũng có chi nhánh, song khi có nhu cầu ngầm hóa cáp và dây điện và phải xin phép đào đường, mỗi doanh nghiệp lại phải đi tìm hiểu xem quy định của địa phương sở tại. Điều đó gây lãng phí về thời gian cũng như kinh phí cho cá nhân, tổ chức muốn cấp giấy phép.
Trình tự thực hiện thủ tục rất cần phải cụ thể
Để đơn giản hóa thủ tục hành chính này, Tổ công tác cho rằng cần thiết phải quy định cụ thể trình tự thực hiện thủ tục, các bước mà cá nhân, tổ chức và cơ quan phải thực hiện theo trình tự thời gian; trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước, cá nhân, tổ chức đối với từng bước thực hiện. Cụ thể:
- Chủ đầu tư gửi hồ sơ đề nghị cấp giấy phép đào đường đô thị tới Sở Xây dựng;
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Xây dựng tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và hướng dẫn bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định; trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định thì vào sổ và viết phiếu tiếp nhận;
- Nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Lý do Tổ công tác đưa ra là trong văn bản quy định hiện hành về thủ tục này chưa quy định cụ thể trình tự thực hiện khi tiếp nhận hồ sơ và trả lời tính hợp lệ của hồ sơ dẫn đến việc khó khăn cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính. Trình tự do các UBND cấp tỉnh quy định nên không có sự thống nhất trên toàn quốc. Vì vậy, nếu thống nhất được quy trình, cách thức thực hiện thủ tục này thì chủ đầu tư sẽ dễ tiếp cận hơn, giảm chi phí tuân thủ, giảm thời gian cho chủ đầu tư khi thực hiện thủ tục hành chính.
Về thời hạn có hiệu lực của giấy phép, theo Tổ công tác, trong các văn bản hiện hành chưa quy định về thời hạn của giấy phép, vì vậy cần quy định cụ thể thời hạn của giấy phép, căn cứ vào dự kiến tiến độ thực hiện dự án đầu tư xây dựng hoặc dự kiến hoàn thành công việc trong đơn đề nghị cá nhân hoặc tổ chức. Vì nếu không quy định thời hạn của giấy phép việc thực hiện công việc có thể kéo dài dẫn đến ảnh hưởng an toàn giao thông và mất mỹ quan đô thị.