Sự ra đời của phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP), đặc biệt là ERP trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, có vai trò then chốt trong chiến lược công nghệ của các doanh nghiệp xây dựng trong những năm gần đây.
ERP giúp cho tất cả các công tác từ kiểm kê cho đến quản lý nhân sự, kế toán… được tích hợp và tổ chức hợp lý. Việc tổng hợp các chức năng cơ bản này trên cùng một cơ sở dữ liệu được chia sẻ và truy cập dễ dàng sẽ giúp cho các phòng ban chuyên môn khác nhau của doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, giúp cho việc quản lý các dự án trở nên dễ dàng hơn. Việc ứng dụng phần mềm này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt.
Phần mềm ERP được ứng dụng trong thực tế
Ông Shane Tate, Giám đốc Công ty tư vấn Tate Consulting cho rằng, phần mềm ERP đã làm thay đổi phương thức hoạt động của ngành Xây dựng. Công ty Tate Consulting là đơn vị đang triển khai một dự án phát triển trị giá nhiều triệu Bảng Anh tại Royal Wharf Docks với việc xây dựng một khu đô thị mới với 3.385 căn hộ.
Theo ông Shane Tate, việc phối hợp công việc giữa các kiến trúc sư, kỹ sư xây dựng và các nhà cung cấp dịch vụ là một thách thức và không có quy tắc phối hợp chính thức, dẫn đến những chậm trễ tất yếu trong việc phát hiện các vấn đề mà có thể làm gia tăng chi phí và lao động trong tương lai. Việc ứng dụng phần mềm Revit đã giúp Công ty Tate Consulting giải quyết được các khó khăn đó, đặc biệt là trong dự án Royal Wharf bao gồm xây dựng một bể bơi và một phòng tập thể thao, đã phát sinh một số vấn đề về với các đường ống lẽ ra phải được xác định trong thiết kế ban đầu. Điều này gây khó khăn cho việc giải phóng mặt bằng nếu như không xử lý được các đường ống trong giai đoạn này.
Những lợi ích của ERP
Về những lợi ích mà ERP có thể mang lại, Ông James Lloyd - Townshend, Giám đốc điều hành của Công ty Washington Frank International cho biết, các công ty xây dựng cần đầu tư cho phần mềm đột phá này vì những lý do sau:
- Tuân thủ các quy định:
Các doanh nghiệp xây dựng rất nhiều các quy định, quy tắc buộc phải tuân thủ. Phần mềm ERP phù hợp và có công cụ đủ mạnh sẽ giúp cung cấp cho doanh nghiệp các dữ liệu rõ ràng, minh bạch và chính xác, giúp doanh nghiệp đáp ứng một cách dễ dàng với các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng.
- Lập kế hoạch và phân tích
Trong xây dựng, điều quan trọng là phải biết càn sử dụng vật liệu nào cũng như cần chính xác bao nhiều lao động. Phần mềm ERP là một giải pháp tốt để giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định được việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
Việc phát triển phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp dễ dàng tính toán cần bao nhiều tiền cho tài sản thế chấp, và giúp doanh nghiệp tránh được những tranh chấp về hợp đồng trong quá trình thực hiện dự án.
- Kiểm soát chi phí
Mỗi dự án xây dựng dù lớn hay bé đều cần phải tính toán vấn đề chi phí, với các dự án lớn thì việc này sẽ phức tạp hơn. Khi doanh nghiệp xây dựng tham gia đấu thầu một dự án, họ phải đưa ra dự toán, mà thường là khác xa so với dự toán chuẩn.
Nếu có phần mềm ERP phù hợp, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra cho khách hàng một bản dự toán chính xác và yên tâm về chi phí thực tế sẽ không chênh lệch nhiều so với dự toán, từ đó tránh được những chi phí không mong muốn hoặc không lường được trước.
- Nâng cao năng suất
Nhờ áp dụng phần mềm ERP với cơ sở dữ liệu tập trung, năng suất lao động của doanh nghiệp sẽ được nâng lên. Các công cụ phân tích tiên tiến của phần mềm có thể tạo ra các đơn đặt hàng tự động để quản lý và kiểm soát kho cũng như lập báo cáo đánh giá các kết quả và hiệu quả. Các phân tích về dịch vụ có thể giúp tạo lập các đơn đặt hàng tự động để hỗ trợ kiểm soát kho.
Nếu sử dụng phần mềm ERP phù hợp, doanh nghiệp xây dựng sẽ hiệu quả thông tin cao hơn, giảm sự trùng lắp số liệu. Phần mềm cũng giúp cho các nhà thầu có những công cụ mạnh mẽ để triển khai các công việc, với các tính năng được thiết kế riêng cho công tác quản lý xây dựng, ví dụ như quản lý đấu thầu, kế toán, theo dõi thời nhuận, tính toán tiền lương.
- Tăng cường trao đổi thông tin
Các dự án có thể thực hiện trong một số năm và việc thiếu trao đổi thông tin sẽ gây ra những tổn thất lớn. Phần mềm ERP tích hợp diễn đàn trò chuyện và video sẽ cung cấp cho những người liên quan một cơ sở hoàn hảo để trao đổi thông tin trong nội bộ và đảm bảo cho các dự án được thực hiện đúng.
- Quản lý dự án
Sử dụng phần mềm ERP mạnh sẽ giúp cho việc quản lý dễ dàng các dự án và dữ liệu. Các phần mềm ERP được phát triển để hỗ trợ các ngành sản xuất có tính năng giúp theo dõi và phối hợp các dự án ở bất cứ nơi đâu. Hệ thống phần mềm ERP hiện đại có rất nhiều công cụ mạnh mẽ và linh hoạt có thể điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của mỗi doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian
Việc có một nền tảng lưu trữ thông tin tập trung sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian cho việc ra quyết định. Doanh nghiệp mỗi năm sẽ lãng phí một nhân công để thực hiện việc tìm kiếm dữ liệu và tài liệu thất lạc trong vòng một tháng. Phần mềm ERP sẽ giúp loại bỏ những sai sót do con người cũng như tránh thất lạc tài liệu, giúp lưu trữ các dữ liệu một cách khoa học.
- Có khả năng truy cập từ xa
Những người làm xây dựng không phải lúc nào cũng ở văn phòng. Do đó, phần mềm ERP công nghệ điện toán đám mây cho phép truy cập, khai thác tài liệu, theo dõi công việc theo thời gian thực ở mọi lúc, mọi nơi.
Nguồn: Tạp chí Construction Global, số 3/2018
ND: Mai Anh