Sau khi nhận được công văn số 1382/SXD-VP ngày 07/5/2018 của Sở Xây dựng tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu xin ý kiến về bản sao quy định trong thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính (viết tắt là TTHC) thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng. Tại công văn này, Sở Xây dựng tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cho rằng trong thành phần hồ sơ của một số TTHC: thẩm định thiết kế, dự toán xây dựng/thiết kế, dự toán xây dựng điều chỉnh và cấp giấy phép xây dựng (giấy phép xây dựng mới, giấy phép sửa chữa, cải tạo, giấy phép di dời công trình) có một số thành phần hồ sơ Bộ Xây dựng quy định là nộp “bản sao”, nhưng không ghi rõ hình thức của bản sao dẫn đến một số trường hợp lúng túng khi thực hiện. Bộ Xây dựng đã nghiên cứu và trả lời như sau:
Tại Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (viết tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) quy định: “bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”.
Như vậy, trong trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện TTHC phải nộp bản sao thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính”.
Tuy nhiên, để khắc phục bất cập trong việc nộp bản sao là bản photocopy thì không đủ độ tin cậy, còn trường hợp xuất trình bản chính để đối chiếu thì ảnh hưởng đến chất lượng, thời gian tiếp nhận, hiện nay, Bộ Xây dựng đã xây dựng dự thảo Nghị định của Chính phủ sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số quy định về điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng. Hiện nay, dự thảo Nghị định đã được trình Chính phủ, xem xét để ban hành. Theo đó, các hình thức bản sao được quy định cụ thể hơn, gồm bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc bản sao xuất trình bản chính để đối chiếu.
Đồng thời, ngày 23/4/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC, có hiệu lực kể từ ngày 21/6/2018. Theo đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ có thể cung cấp dịch vụ photocopy từ bản chính nhằm giảm thiểu thời gian thực hiện TTHC cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện TTHC, đồng thời giảm thời gian đối chiếu bản sao với bản chính khi tiếp nhận hồ sơ TTHC.
Trung tâm Thông tin
Nguồn: Công văn 1406/BXD-VP.