Ban quản trị (“BQT”) chung cư nơi tôi đang sống thường tiến hành việc lấy phiếu biểu quyết, khảo sát ý kiến cư dân về các vấn đề trong việc quản lý và vận hành chung cư (ngoại trừ các vấn đề phải lấy ý kiến, biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư bất thường/thường niên theo qui định trong Thông tư 05/VBHN-BXD) bằng hình thức điền vào phiếu giấy, kết hợp với việc nhận phản hồi qua thư điện tử và điền ý kiến vào mẫu biểu online được tạo trên trang web docs.google.com. Cư dân được quyền chọn một trong các hình thức phù hợp với bản thân. Xin hỏi việc lấy ý kiến, biểu quyết qua thư điện tử và điền vào mẫu biểu online như vậy có phù hợp với qui định của pháp luật và có giá trị về mặt pháp lí không? 2. Ngày 26/03/2023, BQT tiến hành tổ chức Hội nghị nhà chung cư (“HNNCC”) thường niên. Mục đích chính của Hội nghị là báo cáo kế quả hoạt động năm 2022; kết hợp bầu bổ sung thành viên BQT; và biểu quyết thông qua một số nội dung:
1. Quy chế hoạt động và thu chi tài chính (gồm cả việc điều chỉnh tăng mức thù lao hàng tháng của BQT);
2. Kế hoạch và dự trù kinh phí bảo trì;
3. Điều chỉnh Nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư…
Trong Biên bản họp sau Hội nghi có đoạn như sau: “Tổng số Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ đã nhận bàn giao của Chung Cư là: 963 đại diện / 963 căn. Tính đến thời điểm 11 giờ 30 phút cùng ngày, số lượng Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ ký xác nhận tham dự Hội nghị là 209/963 đạt tỷ lệ 21,7 %. Căn cứ Khoản 1, Khoản 2, Điều 15 của Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD của Bộ Xây dựng ban hành ngày 07/09/2021, Hội nghị nhà chung cư thường niên kết hợp bầu Ban quản trị nhiệm kỳ II (2022-2025) của Chung Cư M-One Nam Sài Gòn chưa đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, tại thời điểm trên, đa số Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ có mặt tại Hội nghị đều tán thành đề nghị BQT, Ban quản lý tòa nhà (“BQLTN”) tiếp tục chương trình Hội nghị và tham gia, tiến hành bỏ phiếu biểu quyết thông qua các nội dung nêu trên, ngoại trừ việc biểu quyết bầu bổ sung thành viên Ban quản trị. Xét thấy thực tiễn các năm vừa qua, rất khó để BQT và BQLTN triệu tập được đông đủ số lượng tối thiểu Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ tham dự các hội nghị thường niên, hội nghị bất thường, cùng với đề nghị của đa số Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ đang có mặt tại Hội nghị. Do đó, BQT và BQLTN thống nhất tiếp tục chương trình Hội nghị theo đề nghị của đa số Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ có mặt tại Hội nghị, bao gồm cả việc bỏ phiếu biểu quyết thông qua một số nội dung như dự kiến ban đầu, ngoại trừ nội dung bầu bổ sung thành viên BQT.” Việc lấy ý kiến Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ có tiếp tục Hội nghị hay không như đã nêu trong Biên bản họp được thực hiện ngay tại Hội nghị bằng hình thức giơ tay biểu quyết. Khoản 1, Điều 15 trong Thông tư 05/VBHN-BXD có nêu: “Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất.”
Xin hỏi: - Việc lấy ý kiến Đại Diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ có tiếp tục Hội nghị hay không như đã nêu trong Biên bản họp được thực hiện ngay tại Hội nghị bằng hình thức giơ tay biểu quyết có đúng về mặt pháp lý, phù hợp quy định của pháp luật về biểu quyết trong HNNCC hay không?
- Đối chiếu với qui định được nêu ở khoản 1, điều 15 trong Thông tư 05/VBHN-BXD thì HNNCC ngày 26/03/2023 có thỏa điều kiện để tiến hành bỏ phiếu biểu quyết cho một số nội dung đề cập ở trên (ngoại trừ nội dung bầu bổ sung thành viên BQT)? Trong Quy chế hoạt động của BQT tại thời điểm trước HNNCC ngày 26/03/2023, không có bất kì qui định cụ thể về tỉ lệ đại diện chủ sở hữu căn hộ để HNNCC vẫn được tiến hành trong trường hợp tỉ lệ đại diện chủ sở hữu tham dự thấp hơn tỉ lệ 30% đã nêu trong Thông tư 05/VBHN-BXD.