1. Mở đầu
Quản lý tổng thể/quản lý tích cực dự án là một nội dung quan trọng trong quản lý dự án nói chung và dự án đầu tư xây dựng nói riêng. Đó là mắt xích liên kết các nội dung quản lý chi phí, tiến độ, chất lượng, rủi ro, các bên liên quan… nhằm đem đến sự thống nhất và trôi chảy cho quá trình thực hiện dự án. Theo hướng dẫn về quản lý dự án của Viện Quản lý dự án Hoa Kỳ, quản lý tổng thể là nội dung đầu tiên để định hình cho kế hoạch quản lý, thực hiện dự án. Tại Việt Nam, một số dự án sử dụng vốn tư nhân đã tiếp cận những nội dung và quy trình quản lý tổng thể dự án theo PMI nhưng vấn đề này chưa được đề cập đối với dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước, dù thực tế triển khai vẫn có những nội dung liên quan quản lý tổng thể dự án.
Do đó, nhóm nghiên cứu đi sâu nghiên cứu về quản lý tổng thể dự án và đánh giá tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công của dự án. Từ đó đánh giá được vai trò của quản lý tổng thể tới thành công dự án, nâng cao nhận thức của các đơn vị thực hiện quản lý dự án.
2. Tổng quan về quản lý tổng thể dự án
2.1. Khái niệm về quản lý tổng thể dự án
Quản lý tổng thể dự án bao gồm các quy trình và hoạt động để nhận diện, xác định, kết hợp, thống nhất và điều phối các quy trình và các hoạt động quản lý dự án khác nhau trong các Nhóm quy trình Quản lý dự án. Quản lý tổng thể dự án bao gồm việc đưa ra lựa chọn về phân bổ nguồn lực, tạo ra sự cân bằng giữa các mục tiêu cạnh tranh và các giải pháp thay thế và quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các lĩnh vực Kiến thức quản lý dự án.
2.2. Mục đích của quản lý tổng thể dự án
Theo cách tiếp cận quản lý tổng thể dự án của Viện Quản lý dự án Hoa Kỳ, quản lý tổng thể dự án nhằm đạt được các hệ quả sau:
- Đảm bảo cung cấp các sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả đúng hạn; liên kết quản lý lợi ích với vòng đời dự án;
- Cung cấp một kế hoạch quản lý dự án để đạt được các mục tiêu của dự án;
- Đảm bảo việc tạo ra và sử dụng kiến thức thích hợp đến và đi từ dự án khi cần thiết;
- Quản lý việc thực hiện và các thay đổi của các hoạt động trong kế hoạch quản lý dự án;
- Đưa ra các quyết định tổng hợp liên quan đến những thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến dự án;
- Đo lường và giám sát tiến độ của dự án và thực hiện hành động thích hợp để đáp ứng các mục tiêu của dự án;
- Thu thập dữ liệu về các kết quả đạt được, phân tích dữ liệu về các kết quả đạt được, phân tích dữ liệu để có được thông tin, và truyền đạt thông tin này cho các bên liên quan;
- Hoàn thành tất cả các công việc của dự án và chính thức kết thúc từng giai đoạn, hợp đồng và toàn bộ dự án;
- Quản lý quá trình chuyển pha khi cần thiết.
Dự án càng phức tạp và kỳ vọng của các bên liên quan càng đa dạng, thì càng cần có một cách tiếp cận tích hợp tinh vi hơn.
2.3. Nội dung và các quá trình của quản lý tổng thể dự án
Quản lý tổng thể và phối hợp các vấn đề thuộc các lĩnh vực kiến thức của quản lý dự án thông qua 7 quá trình như sau:
(1) Thiết lập điều lệ dự án (Develop Project Charter)
Là quá trình xây dựng tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của dự án và cho phép nhà quản lý dự án có quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án. Lợi ích của quy trình này là xác nhận rõ ràng ngày bắt đầu dự án và các ranh giới dự án, tạo ra hồ sơ dự án và có được sự thừa nhận cũng như cam kết chính thức của quản lý cấp cao với dự án.
(2) Xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan)
Là quá trình xác định, chuẩn bị và phối hợp tất cả các kế hoạch con của 9 lĩnh vực kiến thức (phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, giao tiếp, nhân sự, rủi ro, mua sắm, các bên liên quan) và tích hợp chúng vào một kế hoạch quản lý dự án toàn diện. Lợi ích của quy trình này là cung cấp một tài liệu tập trung làm cơ sở cho tất cả các công việc dự án
(3) Chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Driect and Manage Project Work)
Là quá trình lãnh đạo và thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án. Lợi ích của quy trình này là quản lý toàn bộ công việc của dự án.
(4) Quản lý kiến thức dự án (Manage Project Knowledge)
Là quá trình sử dụng kiến thức hiện có và tạo ra kiến thức mới để đạt được các mục tiêu của dự án và đóng góp cho việc học tập của tổ chức.
(5) Theo dõi và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work)
Là quá trình theo dõi, rà soát và báo cáo tiến độ đáp ứng các mục tiêu được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Lợi ích của quy trình này là cho phép các bên liên quan hiểu được trạng thái hiện tại của dự án, các bước thực hiện, và dự báo về ngân sách, lịch trình và phạm vi dự án.
(6) Thực hiện kiểm soát thay đổi tổng thể (Perform Integrated Change Control)
Là quá trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi: phê duyệt những thay đổi và quản lý thay đổi liên quan đến sản phẩm bàn giao, tài sản quy trình tổ chức, tài liệu dự án và kế hoạch quản lý dự án và truyền thông quyết định cuối cùng đối với các yêu cầu liên quan đến thay đổi hay sửa đổi tài liệu dự án, sản phẩm bàn giao, đường cơ sở dự án, hay kế hoạch dự án, và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu đó. Lợi ích của quy trình này là cho phép lập tài liệu các thay đổi trong dự án, xem xét ở một góc nhìn tích hợp tất cả các lĩnh vực kiến thức, giảm thiểu rủi ro dự án do thay đổi gây ra.
(7) Kết thúc dự án hay giai đoạn dự án (Close Project Phase)
Là quá trình hoàn thiện tất cả các hoạt động của tất cả các nhóm quy trình quản lý dự án nhằm chính thức hoàn thành dự án khác hoặc giai đoạn. Lợi ích của quy trình này là cung cấp bài học kinh nghiệm, kết thúc chính thức của công việc dự án, và trả các nguồn lực dự án về cho tổ chức để phục vụ các dự án hay công việc khác.
2.4. Các cấp độ quản lý tổng thể dự án
Quản lý tổng thể là một kỹ năng quan trọng đối với các nhà quản lý dự án. Tính tổng thể diễn ra ở ba cấp độ khác nhau, cấp độ quá trình, nhận thức và bối cảnh.
a) Cấp độ quá trình
Quản lý dự án có thể được coi là một tập hợp các quá trình và hoạt động được thực hiện để đạt được các mục tiêu của dự án. Một số quá trình này có thể diễn ra một lần (ví dụ: việc tạo điều lệ dự án ban đầu), nhưng nhiều quá trình khác lại đan xen và lặp lại nhiều lần trong suốt dự án. Ví dụ một số quy trình quản lý dự án như quy trình “Kiểm soát Phạm vi” và quy trình “kiểm soát sự thay đổi” có thể liên quan đến yêu cầu thay đổi. Quy trình tích hợp “kiểm soát sự thay đổi” hiện xảy ra trong suốt dự án để tích hợp các yêu cầu thay đổi của các lĩnh vực kiến thức khác.
Mặc dù không có định nghĩa về cách tích hợp các quy trình dự án, nhưng rõ ràng là một dự án luôn có sự tương tác, liên hệ giữa các quy trình dự án.
b) Cấp độ nhận thức
Có nhiều cách khác nhau để quản lý một dự án và phương pháp được lựa chọn thường phụ thuộc vào các đặc điểm cụ thể của dự án bao gồm quy mô của dự án, mức độ phức tạp của dự án hoặc tổ chức và văn hóa của tổ chức thực hiện. Các kỹ năng và khả năng cá nhân của người quản lý dự án có liên quan chặt chẽ đến cách thức quản lý dự án.
Người quản lý dự án cần thành thạo tất cả các lĩnh vực quản lý dự án. Cùng với sự thành thạo trong các lĩnh vực kiến thức này, người quản lý dự án áp dụng kinh nghiệm, sự hiểu biết sâu sắc, khả năng lãnh đạo và các kỹ năng quản lý kinh doanh và kỹ thuật cho dự án. Cuối cùng, thông qua khả năng của người quản lý dự án trong việc tích hợp các quy trình trong các lĩnh vực kiến thức này để quản lý tổng thể giúp đạt được kết quả dự án mong muốn.
c) Cấp độ bối cảnh
Đã có nhiều thay đổi trong bối cảnh kinh doanh và các dự án diễn ra ngày nay so với vài thập kỷ trước. Các công nghệ mới xuất hiện, mạng xã hội, khía cạnh đa văn hóa và giá trị mới là một phần của thực tế mới của các dự án. Một ví dụ là tích hợp kiến thức và con người trong bối cảnh triển khai dự án đa chức năng lớn liên quan đến nhiều tổ chức. Người quản lý dự án xem xét các tác động của bối cảnh này trong việc lập kế hoạch truyền thông và quản lý kiến thức để hướng dẫn nhóm dự án.
Các nhà quản lý dự án cần phải nhận thức được bối cảnh dự án và các khía cạnh mới này khi quản lý tổng thể. Sau đó, các nhà quản lý dự án có thể quyết định cách sử dụng tốt nhất các yếu tố mới này môi trường trong các dự án của họ để đạt được thành công.
3. Tổng quan tác động của quản lý tổng thể tới sự thành công của dự án
3.1. Khái niệm sự thành công của dự án
Có rất nhiều tài liệu nghiên cứu với nhiều quan điểm khác nhau. Định nghĩa về thành công của dự án đã thay đổi rất nhiều theo thời gian. Vào những năm 1970, thành công dự án tập trung vào việc làm tốt các công cụ quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án, nhưng ngày nay thành công dự án được đề cập chủ yếu đến việc đáp ứng nhu cầu của các bên luên quan Davis, K.(2014). Sự thay đổi này xuất phát từ sự thay đổi góc nhìn của chủ thể khác nhau. Các nhà quản lý dự án thường tập trung vào việc hoàn thành dự án đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi ngân sách. Trong khi đó các nhà tài trợ dự án, người bỏ tiền đầu tư dự án lại đưa ra yêu cầu hoàn vốn và mong muốn nhận được các lợi ích cao nhất từ việc đầu tư. Từ hai góc nhìn của hai chủ thể khác nhau phân chia thành công dự án thành thành công quản lý dự án và thành công đầu tư dự án Zwikael, O., Smyrk, J (2012). Thành công dự án liên quan đến thành công về mặt đầu tư của dự án, tập trung vào lợi ích tích lũy từ các dự án, tập trung vào lợi ích tích lũy từ các dự án Camilleri, E.,(2011), được xem xét vận hành về mặt lợi tức đầu tư và đạt được các lợi ích mong muốn Serra, C.E.M., Kunc, M. (2015), Besner,C., Hobbs, B.,2006. Trong khi đó, mối quan tâm của những người quản lý dự án là đạt được đầu ra dự án đúng theo tiến độ và chi phí đã xác định lka, LA.,(2009). Mặc dù xu hướng quản lý dự án đã thay đổi sang những mối quan tâm khác, ví dụ sự hài lòng của khách hàng hay đạt được những mục tiêu chiến lược của dự án, thì phần lớn các nhà quản lý dự án vẫn tập trung vào tam giác đo lường thực hiện (chi phí, tiến độ và phạm vi) của dự án Muller,R.,Turner, R.,(2007), Williams, T.(2005)
Tại Việt Nam, thành công của dự án đầu tư xây dựng được đánh giá thông qua các chỉ tiêu chi phí, chất lượng, tiến bộ.
3.2. Tác động của quản lý tổng thể tới thành công dự án
Phần lớn các nghiên cứu hiện tại đều nghiên cứu trên nền tảng quản lý tổng thể của PMI và đã chứng minh vai trò quan trọng của quản lý tổng thể trong nghiên cứu quản lý dự án như tác giả Tatum, Halfawy và Froese, Berteaux và Javernick-Will, Ospina-Alvarado và cộng sự.
Berteaux và Javernick-Will chỉ ra rằng các tổ chức dựa trên dự án trong ngành kiến trúc, kỹ thuật và xây dựng (AEC) phải phối hợp kiến thức và quy trình thích ứng với môi trường địa phương. Họ kết luận rằng các dự án có quản lý tổng thể cao dẫn đến trao đổi thông tin phong phú hơn, dự án hiệu quả hơn
Ospina-Alvarado và cộng sự đã nghiên cứu và chỉ ra rằng các dự án áp dụng quản lý tổng thể có tỷ lệ thành công cao hơn và hiệu quả quản lý dự án được cải thiện, các nghiên cứu này tập trung vào quản lý tổng thể các mối quan hệ, quản lý tổng thể hợp đồng.
Các tác giả đều khẳng định ngành công nghiệp xây dựng thường có hiệu quả quản lý dự án không cao vì bản chất của nó là công việc bị phân tán giữa các bên liên quan khác nhau do đó thiếu tính tổng thể trong quản lý dự án. Một số nghiên cứu cho thấy mối liên hệ rõ ràng giữa quản lý tổng thể và thành công dự án.
Mitropoulos và Tatum cũng chỉ ra rằng mức độ quản lý tổng thể dự án ảnh hưởng đến thành công dự án.
Sevilay và Beliz đã thực hiện một nghiên cứu đánh giá vai trò của quản lý tổng thể tới thành công dự án với số liệu thực tế dự án của các doanh nghiệp xây dựng tại Thổ Nhĩ Kỳ và chỉ ra được ảnh hưởng quan trọng của quản lý tổng thể dự án đối với thành công dự án.
4. Đánh giá tác động của quản lý tổng thể dự án tại một số dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước
4.1. Đề xuất mô hình lý thuyết về tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công của dự án
Trên cơ sở lý luận về quản lý tổng thể dự án tới thành công của quản lý dự án đối với dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước, nhóm nghiên cứu xây dựng mô hình để đánh giá mức độ ảnh hưởng của quản lý tổng thể tới thành công dự án.
Nhóm thực hiện đánh giá giản đơn thông qua khảo sát ý kiến chuyên gia nhằm đánh giá sự cần thiết, phù hợp của các nội dung quản lý tổng thể với quá trình quản lý dự án và đánh giá tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công dự án.
Nhóm thực hiện đánh giá giản đơn thông qua khảo sát ý kiến chuyên gia nhằm đánh giá sự cần thiết, phù hợp của các nội dung quản lý tổng thể với quá trình quản lý dự án và đánh giá tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công dự án.
4.2. Kết quả khảo sát, phân tích dữ liệu
Phân tích các kết quả của phiếu trả lời, nhóm nghiên cứu rút ra đánh giá như sau:
a. Về người được khảo sát
Đánh giá về người được khảo sát, 100% đối tượng có vai trò chủ đầu tư dự án trong đó đều liên quan trực tiếp tới quản lý dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước. Các đối tượng có số năm kinh nghiệm từ 5 năm trở lên chiếm 57,1%. Đảm bảo đúng người được khảo sát có kinh nghiệm, làm các công việc liên quan sát sao, trực tiếp tới vấn đề nghiên cứu.
b. Về tầm quan trọng của các nội dung quản lý tổng thể dự án đối với quá trình thực hiện quản lý dự án
- Đánh giá tầm quan trọng của việc thiết lập, xâ dựng cơ cấu tổ chức và phân cấp quản lý cho Ban Quản lý dự án, 22% số phiếu trả lời cho rằng đây là yếu tố rất quan trọng, 67% ý kiến đánh giá là quan trọng, 11% đánh giá bình thường.
- Đánh giá tầm quan trọng của kế hoạch quản lý tổng thể dự án, 73% người được hỏi cho rằng nó có vai trò rất quan trọng tới quá trình thực hiện quản lý dự án, 27% ý kiến đánh giá là quan trọng. Không có ý kiến nào phủ nhận tầm quan trọng của kế hoạch quản lý tổng thể dự án.
- Đánh giá tầm quan trọng của quy trình quản lý tổng thể dự án, 65% ý kiến cho rằng nó rất quan trọng đối với quá trình thực hiện quản lý dự án, 35% ý kiến cho rằng nó quan trọng.
- Đánh giá tầm quan trọng của quản lý tổng thể sự thay đổi, 43% người được hỏi cho rằng nó rất quan trọng đối với quá trình thực hiện quản lý dự án, 57% cho rằng quan trọng.
c. Về đánh giá tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước
- Tác động của quản lý tổng thể dự án tới việc hoàn thành dự án đúng tiến độ được cho là rất quan trọng, với 54% ý kiến trả lời, 46% ý kiến còn lại đánh giá là quan trọng. Không có ý kiến nào phủ nhận ảnh hưởng quan trọng của quản lý tổng thể tới tiến độ của dự án.
- Tác động của quản lý tổng thể dự án tới việc đảm bảo chất lượng công trình xây dựng các dự án, được đánh giá như sau: Phần lớn ý kiến đánh giá là quan trọng (68%), 10% đánh giá rất quan trọng, 17% đánh giá bình thường và 5% đánh giá ít quan trọng.
- Tác động của quản lý tổng thể dự án tới việc hoàn thành dự án trong giới hạn chi phí đã được phê duyệt có 57% ý kiến đánh giá rất quan trọng, 43% ý kiến đánh giá là quan trọng. Không có ý kiến nào phủ nhận ảnh hưởng quan trọng của quản lý tổng thể dự án tới chi phí của dự án.
4.3. Đánh giá tác động của quản lý tổng thể tới thành công dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước
Từ những phân tích lý thuyết ở phần tổng quan và cơ sở lý luận về tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công dự án, nhóm nghiên cứu đã xây dựng giả thuyết về việc quản lý tổng thể dự án có ảnh hưởng nhất định tới thành công của dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước.
Sau khi thực hiện khảo sát, phân tích các số liệu thu được nhóm nghiên cứu đã rút ra một số kết luận về tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước như sau:
- Các nội dung của quản lý tổng thể dự án gồm: Quyết định cơ cấu tổ chức và phân cấp quản lý; kế hoạch quản lý tổng thể dự án; Quy trình quản lý tổng thể dự án; Quản lý tổng thể sự thay đổi đều được các chuyên gia quản lý dự án đánh giá cao tầm quan trọng đối với quá trình thực hiện quản lý dự án.
Trong đó đặc biệt “Kế hoạch quản lý tổng thể dự án” và “Quy trình quản lý tổng thể dự án” được đánh giá quan trọng nhất với số ý kiến đánh giá “rất quan trọng” chiếm tỷ lệ chủ yếu (tương ứng 73% và 65%), 27% và 35% còn lại đều đánh giá “quan trọng”.
Quyết định cơ cấu tổ chức và phân cấp quản lý được đánh giá thấp nhất trong 4 nội dung quản lý tổng thể với 22% cho rằng rất quan trọng, 67% đánh giá quan trọng và 11% cho rằng bình thường.
-Tác động của quản lý tổng thể tới thành công dự án đầu tư xây dựng được đánh giá rất quan trọng với các kết quả dự án về tiến độ và chi phí. Số phiếu đánh giá tác động “rất nghiêm trọng” của quản lý tổng thể tới 2 nội dung này xấp xỉ nhau, lần lượt bằng 54% và 57%. Còn lại tương ứng 46%và 43% đánh giá là “quan trọng”. Ngoài ra, quản lý tổng thể cũng có tác động lớn tới chất lượng công trình của dự án với 10% đánh giá “rất quan trọng”, 68% đánh giá “quan trọng”.
4.4. Đề xuất nội dung quản lý tổng thể dự án đầu tư xây dựng tại Việt Nam
Từ nghiên cứu tổng quan về quản lý tổng thể dự án, kết hợp nghiên cứu đặc điểm quản lý dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước, giả thiết về các nội dung quản lý tổng thể quan trọng đối với dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước và kết quả khảo sát lấy ý kiến chuyên gia, nhóm nghiên cứu đề xuất thành phần công việc quản lý tổng thể dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước gồm những nội dung sau:
- Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý, phân cấp quyền và trách nhiệm quản lý
- Lập kế hoạch quản lý tổng thể các nội dung dự án
- Thiết lập quy trình quản lý tổng thể từ đầu để phát hiện, xác định, kết hợp, thống nhất các nội dung quản lý dự án.
- Lập kế hoạch quản lý tổng thể sự thay đổi
Chú trọng quản lý kế hoạch và giám sát thực hiện dự án liên quan tới chất lượng, chi phí, tiến độ hệ thống thông tin công trình của dự án đồng thời quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nội dung này nhằm đảm bảo các lựa chọn về phân bổ nguồn lực và đạt được thành công của quản lý dự án.
Để thực hiện quản lý tổng thể dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước theo những nội hàm như trên, cần sử dụng các công cụ để thực hiện quản lý tổng thể dự án là các kỹ thuật lập kế hoạch tổng thể, các quy trình quản lý tổng thể, các quy trình quản lý tổng thể, kỹ thuật đánh giá đa tiêu chí, và các công cụ công nghệ thông tin trong quản lý dự án đầu tư xây dựng (ví dụ: BIM trong quản lý dự án).
Nghiên cứu tác động của quản lý tổng thể tới thành công của dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước là rất quan trọng và cần thiết nhằm bổ sung, hoàn thiện cơ sở lý luận về quản lý tổng thể dự án áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước tại Việt Nam, góp phần nâng cao hiệu quả của quản lý dự án. Bài viết có ý nghĩa lý thuyết về tác động của quản lý tổng thể dự án tới thành công dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước và bước đầu xây dựng được mô hình đánh giá tác động của quản lý tổng thể tới thành công dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước. Tuy nhiên, để có thể đưa ra những đề xuất chắc chắn hơn, phù hợp với đặc điểm, tính chất của các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước tại Việt Nam thì trong thời gian tới sẽ cần phải thực hiện những nghiên cứu bổ sung, mở rộng quy mô khảo sát lấy ý kiến chuyên gia cũng như sử dụng các công cụ thống kê nâng cao để kiểm định thêm mô hình lý thuyết mà nhóm nghiên cứu đề xuất.