Theo quy định tại Khoản 1, điều 63, Luật Xây dựng: “Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện, người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp nhà nước quyết định thành lập Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực để quản lý một số dự án thuộc cùng chuyên ngành, tuyến công trình hoặc trên cùng một địa bàn”. Theo Khoản 8, Điều 4, Luật Doanh nghiệp quy định: “Doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ”. Căn cứ các quy định trên, Ban Quản lý dự án (BQL DA) do doanh nghiệp nhà nước thành lập là BQL DA chuyên ngành, khu vực theo quy định của Luật Xây dựng.
Các BQL DA thực hiện quản lý dự án theo giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án, giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng. và quản lý dự án theo nội dung quản lý: Quản lý khối lượng công việc, quản lý chất lượng công trình xây dựng, quản lý tiến độ thực hiện, quản lý chi phí đầu tư xây dựng, quản lý an toàn trong thi công xây dựng, quản lý bảo vệ môi trường trong xây dựng, quản lý lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng, quản lý rủi ro, quản lý hệ thống thông tin công trình.
Để thực hiện quản lý dự án hiệu quả, các BQL DA cần tập trung giải quyết các vấn đề như sau:
1. Nâng cao công tác quản lý phạm vi, kế hoạch công việc
Muốn nâng cao công tác quản lý phạm vi, kế hoạch công việc, việc đầu tiên là BQL DA cần phối hợp với đơn vị tư vấn để tổ chức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Áp dụng tại BQL DA nhằm xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc tại BQL DA, phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại, từ đó, nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ, tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, nâng cao uy tín, hình ảnh của BQL DA. Để quản lý có hiệu quả hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra, ngoài yếu tố con người cũng cần phải hoàn thiện yếu tố về công nghệ trong quản lý dự án, cụ thể: Xây dựng hệ thống thông tin liên lạc từ BQL DA đến các văn phòng hiện trường quản lý dự án (máy Fax, điện thoại, internet, máy vi tính…) để kịp thời xử lý tình huống kỹ thuật, báo cáo tiến độ, chỉ đạo điều hành dự án một cách nhanh nhất, chính xác nhất, trang bị bổ sung trang thiết bị cho cán bộ trong tác nghiệp trong phòng cũng như hiện trường thi công như: Máy tính xách tay, máy tính bàn, máy thủy bình, máy toàn đạc điện tử, máy định vị GPS, máy đo kiểm tra chất lượng cấu kiện, bổ sung, cập nhật các phần mềm hiện có trong công tác quản lý như quản lý tiến độ, quản lý chi phí, quản lý vốn đầu tư…
2. Nâng cao công tác quản lý khối lượng công việc
Việc thi công xây dựng công trình phải được thực hiện theo khối lượng của thiết kế được duyệt. Khối lượng thi công xây dựng được tính toán, xác nhận giữa BQL DA (Chủ đầu tư), nhà thầu thi công xây dựng, đơn vị tư vấn giám sát (nếu có), theo thời gian hoặc giai đoạn thi công và được đối chiếu với khối lượng thiết kế được duyệt để làm cơ sở nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng. Khi có khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán xây dựng công trình được duyệt thì chủ đầu tư và nhà thầu thi công xây dựng phải xem xét để xử lý. Khi có khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán xây dựng công trình làm vượt tổng mức đầu tư, BQL DA phải báo cáo người quyết định đầu tư để xem xét, quyết định. Khối lượng phát sinh được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận, phê duyệt là cơ sở để thanh toán, quyết toán công trình.
3. Nâng cao công tác quản lý tiến độ dự án
BQL DA cần phải có các biện pháp đổi mới, hoàn thiện cơ chế quản lý một cách đồng bộ, đề xuất các giải pháp, mô hình quản lý mới, phù hợp với điều kiện thực tế, khắc phục những nhược điểm của cơ chế quản lý cũ và phát huy được những lợi thế đang có. BQL DA cần xem xét các nội dung chủ yếu của công trình. Loại và cấp công trình, địa điểm xây dựng, diện tích sử dụng đất, nhà thầu lập thiết kế bản vẽ thi công, quy mô xây dựng, công suất, các thông số kỹ thuật chủ yếu, các quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng, nội dung thiết kế… vấn đề cần chuyên môn hóa việc lập và phê duyệt tổng tiến độ thi công, biện pháp thi công. Kiểm tra toàn bộ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công: Sự phù hợp của thiết kế bản vẽ thi công với quy mô xây dựng trong dự án được duyệt, việc áp dụng các quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng sự hợp lý của giải pháp kết cấu công trình, đánh giá mức độ an toàn của công trình, sự hợp lý của việc lựa chọn dây chuyền công nghệ và thiết bị thi công, sự tuân thủ các quy định về môi trường, phòng cháy, chữa cháy, an ninh, quốc phòng, tính đúng đắn của việc áp dụng định mức, đơn giá, chế độ, chính sách và các khoản mục chi phí tính trong dự toán, sự phù hợp khối lượng xây dựng tính từ thiết kế với khối lượng công việc để có kế hoạch số lượng nhân công thi công công trình hợp lý trên cơ sở chi phí nhân công đã được duyệt, tổ chức điều động nhân công tham gia thực hiện dự án đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc, hướng dẫn giám sát kiểm tra chất lượng trong việc thực hiện thi công lắp đặt đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật của thiết kế. Phổ biến hướng dẫn công nhân thực hiện đúng các quy tắc an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra. Yêu cầu nhà thầu: Lập kế hoạch chi tiết triển khai tiến độ thi công, triển khai công nhân tại công trình hợp lý. Tập kết vật tư, máy móc tại công trình đầy đủ đúng với yêu cầu thi công. Thường xuyên theo dõi, giám sát việc thực hiện tiến độ chặt chẽ, đảm bảo không xảy ra tình trạng chậm tiến độ. Báo cáo tình hình tổ chức nghiệm thu từng phần, kế hoạch triển khai giai đoạn kế tiếp cũng như nghiệm thu toàn bộ công trình với chủ đầu tư. Báo cáo tình hình bảo hành, bảo trì khi công trình đã đi vào hoạt động mà vẫn còn trong giai đoạn bảo hành, bảo trì.
4. Nâng cao công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng
Việc kiểm soát chi phí thực hiện trong các khâu như tổ chức sản xuất hợp lý, xây dựng hệ thống định mức và giao khoán định mức để sử dụng tiết kiệm các hao phí vật chất, tăng năng suất sản xuất; kiểm soát giá và các yếu tố đầu vào các khoản mục chi phí gián tiếp phục vụ trong quá trình thi công, đồng thời với các hoạt động kiểm soát quá trình thực hiện thanh quyết toán kịp thời,đảm bảo các giá trị thực hiện được thanh khoản đầy đủ và các kiểm soát khác như phát sinh xảy ra, phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
5. Nâng cao công tác quản lý chất lượng dự án
Kiểm tra sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình với hồ sơ dự thầu và hợp đồng xây dựng, bao gồm: Kiểm tra về nhân lực, thiết bị thi công của nhà thầu thi công xây dựng công trình đưa vào công trường; Kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng công trình; Kiểm tra giấy phép sử dụng các máy móc, thiết bị, vật tư có yêu cầu an toàn phục vụ thi công xây dựng công trình; Kiểm tra phòng thí nghiệm và cơ sở vật liệu, cấu kiện, sản phẩm xây dựng phục vụ thi công xây dựng công trình. Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng công trình cung cấp theo yêu cầu của thiết kế, bao gồm: Kiểm tra giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất, kết quả thí nghiệm của các phòng thí nghiệm hợp chuẩn và kết quả kiểm định chất lượng thiết bị của các tổ chức được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận đối với vật liệu, cấu kiện, sản phẩm xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình trước khi đưa vào xây dựng công trình; Khi nghi ngờ các kết quả kiểm tra chất lượng vật liệu, thiết bị lắp đặt vào công trình do nhà thầu thi công xây dựng cung cấp thì chủ đầu tư thực hiện kiểm tra trực tiếp vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình xây dựng, bao gồm: Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu thi công với biện pháp đã được BQL DA phê duyệt. Tổ chức kiểm tra và giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thầu thi công xây dựng công trình triển khai các công việc tại hiện trường. Kết quả kiểm tra đều phải ghi nhật ký giám sát của chủ đầu tư hoặc biên bản kiểm tra theo quy định; Tập hợp, kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình giai đoạn thi công xây dựng, nghiệm thu thiết bị, nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng. Phát hiện sai sót, bất hợp lý về thiết kế để điều chỉnh hoặc yêu cầu nhà thầu thiết kế điều chỉnh; Báo cáo BQL DA tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình, hạng mục công trình và công trình xây dựng khi có nghi ngờ về chất lượng; Phối hợp với các bên liên quan giải quyết những vướng mắc, phát sinh trong thi công xây dựng công trình.
6. Nâng cao công tác quản lý lựa chọn nhà thầu và quản lý hợp đồng xây dựng
Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữa khối lượng trong hồ sơ mời thầu các gói thầu bộ phận, hạng mục công trình với khối lượng đã đo bóc để lập dự toán và các điều khoản khác liên quan tới chi phí trong hợp đồng phù hợp cho các gói thầu của công trình. Dự kiến giá gói thầu trên cơ sở khối lượng, các điều kiện đấu thầu. Kiến nghị chủ đầu tư có biện pháp điều chỉnh giá gói thầu dự kiến trong kế hoạch đấu thầu nếu cần thiết. Có thể sử dụng các cá nhân hay tổ chức tư vấn về đo bóc khối lượng đọc lập để kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp của khối lượng mời thầu. Việc kiểm tra này bao gồm cả kiểm tra các chỉ dẫn, thuyết minh cần thiết để bảo đảm cho việc định giá của các nhà thầu được chuẩn xác và không có những sai lệch về chi phí khi bỏ giá thầu. Việc lựa chọn loại hợp đồng, giá hợp đồng với phương thức thanh toán phù hợp với đối tượng, mục tiêu cần đạt được trong gói thầu sẽ chi phối giá dự thầu của nhà thầu. Do vậy, cần phải có những lựa chọn thích hợp để giá dự thầu phù hợp với giá gói thầu và như vậy mới có khả năng khống chế giá dự thầu thấp hơn giá gói thầu dự kiến.
7. Biện pháp đối với rủi ro chậm tiến độ xây dựng
BQL DA cần lập kế hoạch cung ứng vật tư, phải cung ứng kịp thời, đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng thông qua hợp đồng với các đơn vị cung ứng. Các máy móc thi công làm việc trong thời gian dài phải tiến hành bảo dưỡng định kỳ, phát hiện những hư hỏng để kịp thời sửa chữa, tránh việc lúc đang thi công mà gặp sự cố máy hỏng, không hoạt động được, ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Biện pháp đối với rủi ro về năng lực cho cán bộ công ty còn bất cập. Tổ chức các khóa đào tạo thường xuyên nhằm nâng cao năng lực cho cán bộ, chú trọng nâng cao tay nghề đội ngũ công nhân. Đối với những công nhân chưa qua trường hợp đào tạo và làm việc tại doanh nghiệp phải cung cấp kiến thức căn bản về công việc đang làm và các kỹ năng cần thiết, đúng quy trình, yêu cầu kỹ thuật – công nghệ, hướng dẫn sử dụng thành thạo, an toàn các thiết bị dụng cụ trong quá trình thi công xây dựng công trình. Biện pháp đối với vấn đề rủi ro có thể gây ra từ phía chủ đầu tư: Nâng cao chất lượng hợp đồng khi giao nhân thầu đối với chủ đầu tư, chủ động xác định những rủi ro có thể xảy ra khi thi công xây dựng để đưa vào các điều khoản trong hợp đồng. Biện pháp đối với rủi ro liên quan đến vấn đề thất thoát tại công trường do nhiều nguyên nhân, nhưng nhìn chung đa phần đều gây ra một tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp. Do đó, cần có biện pháp thích hợp để hạn chế thất thoát, lãng phí tại công trường, cụ thể: Quy định chế độ bảo quản máy móc thiết bị và vật tự an toàn, quy định trách nhiệm cụ thể đối với từng cá nhân và các tổ đội trong vấn đề bảo vệ tài sản vật tư, tránh thất thoát lãng phí. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ nhân viên bảo vệ trên công trường. Biện pháp đối với rủi ro trong quản lý an toàn lao động: Trang bị bảo hộ an toàn lao động cho cán bộ, công nhân của công ty. Đưa ra các quy tắc về an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phổ biến rộng rãi đến toàn thể cán bộ, công nhân và quy định chế tài xử lý khi có vi phạm. Cử cán bộ chuyên phụ trách giám sát về vấn đề an toàn lao động, vệ sinh môi trường để đôn đốc, giám sát việc thực hiện an toàn lao động cho công nhân. Luôn có kế hoạch chủ động để đối phó với những tình huống bất lợi của thời tiết như che chắn kịp thời khi mưa giông…
Trên đây là những giải pháp mang tính định hướng, vấn đề là các BQL DA phải xây dựng lộ trình và kế hoạch để hoàn thiện từ cơ cấu bộ máy tổ chức, các chương trình đào tạo nâng cao kiến thức chuyên môn, hoàn thiện các chứng chỉ hành nghề…và đặc biệt hoàn thiện các nội dung quản lý dự án theo quy định của pháp luật hiện hành để công tác quản lý dự án đạt hiệu quả cao nhất.