Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án công trình xây dựng
Đặt vấn đề
Thời gian gần đây người ta nói nhiều về địa vị pháp lý, về nguồn và nguyên tắc lựa chọn cán bộ cho các Ban quản lý dự án. Các nội dung trên phụ thuộc rất nhiều vào vị trí của dự án trong đó mối quan hệ với các thành viên các chủ thể tham gia vào dự án.
Sau đây, bài bào xin trình bày những nét cơ bản nhất về phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức Ban quản lý dự án như chức năng, nhiệm vụ, mô hình cơ cấu tổ chức, nguồn để lựa chọn cán bộ quản lý, phương hướng hoạt động và một số vấn đề liên quan khác.
I. Cơ cấu tổ chức
Ban quan lý dự án thông thường được hiểu là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của chru đầu tư/ chủ công trình, được hình thành để quản lý một phần hoặc toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực hiện và khai thác dự án. Hiệu quả của dự án phụ thuộc rất nhiều vào lực lượng cán bộ và cơ cấu tổ chức áp dụng trong Ban quán lý dự án.
Cơ cấu quản lý tổ chức được hiểu là tổng hợp các bộ phận các đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối liên quan và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những vùng khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các hoạt động của dự án và đưa dự án đến mục tiêu đã định.
Xác định cơ cấu tổ chức cho Ban quản lý dự án là một công việc hết sức phức tạp, khó khăn mang tính trách nhiệm cao nhưng lại có nhiêuf yếu tố bất định. Song có thể đưa ra đây một số nguyên tắc cơ bản mà nếu tuân thủ theo ta có thể xây dựng được một cơ cấu tổ chức hiệu quả. Các nguyên tắc đó là:
- Sự phù hợp cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đối với hệ thống các mối quan hệ của các thành viên dự án;
- Sự phù hợp cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đối với nội dung dự án
- Sự phù hợp cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đối với yêu cầu của môi trường bên ngoài.
Về sự phù hợp cơ cấu tổ chức dự án đối với yêu cầu của môi trường bên ngoài: người ta cho rằng môi trường càng đông và có nhiều thay đổi thì cơ cấu tổ chức dự án càng phải mềm, linh động và dễ thích nghi. Môi trường ổn định và có thể dự báo được thì các cơ cấu tổ chức hành chính cứng lại có hiệu quả. Mức độ cứng hay mềm của một cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào mức độ thể chế hoá hoạt động của các thành viên trong tổ chức, thể hiện ở số lượng và mức cụ thể của các nguyên tắc và các thủ tục thực hiện công việc cũng như mức độ các thành viên trong tổ chức tuân thủ các trình tự quy định này.
Theo nghị định 52 về quy chế quản lý đầu tư và xây dựng kết hợp các công tác đang thực hiện tại Trường, chức năng của Ban Quản Lý Công Trình như sau:
1. Tiến hành thi công xây lấp các công trình khi đã có quyết định đầu tư, bao gồm các công tác sau: Tham mưu cho Ban Giám hiệu tổ chức đấu thầu hay tuyển chọn nhà thầu theo các qui định, tuyển chọn các tổ chức tư vấn giám sát công trình có chức năng và kinh nghiệm, theo dõi tiến độ thi công và thực hiện các nội dung trong hợp đồng.
2. Kiểm tra chất lượng các loại vật liệu, các cấu kiện xây dựng, thiết bị lắp đặt theo yêu cầu của thiết kế và tiêu chuẩn được duyệt.
3. Chuẩn bị các hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, bàn giao và thực hiện bảo hành sản phẩm.
4. Tham mưu cho Ban Giám hiệu quản lý xây dựng tất cả các công trình xây dựng mới theo hướng quy hoạch tổng thể phát triển trường.
5. Tham mưu các phương án sửa chữa, nâng cấp, cải tạo các công trình của trường.
II. Các mô hình cơ cấu tổ chức theo quan hệ của các thành viên dự án
2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức tách biệt, quản lý theo dự án và quản lý chung
Nếu các nguồn lực cơ bản của dự án nằm trong khuôn khổ một tổ chức/hệ thống thì cần phải thành lập một Ban quản lý dự án nằm trong cơ cấu của tổ chức hay hệ thống đó. Đương nhiên tổ chức/ hệ thống phải bằng cách này hay cách khác hoà đồng các mâu thuẫn có thể nảy sinh giữa bộ phận quản lý dự án và các bộ phận khác trong vấn đề sử dụng các nguồn lực chung, có hạn.
Nếu dự án không lặp lại thì có thể có phương án cơ cấu tổ chức quản lý dự án tách biệt, nghĩa là được tách hẳn ra khổi tổ chức, hệ thống mẹ.
Một cơ cấu tách biệt như vậy hình thành chỉ để dành cho một dự án. Sau khi dự án hoàn thành, Ban quản lý này phải giải thể. Nguồn cán bộ chủ yếu cho Ban quản lý dự án tách biệt lấy từ tổ chức mẹ/hệ thống mẹ. Các can bộ này làm việc tại dự án trong thời gian tồn tại của dự án, sau khi dự án hoàn toàn họ trở về vị trí cũ.
Song, mức độ tác biệt của dự án có thể khác nhau. Nếu tổ chức / hệ thống mẹ liên tục phải thực hiện các loại dự án thì sẽ này sinh nhu cầu liên kết sâu sắc hơn giữa các cơ cấu của tổ chức/ hệ thống mẹ và cơ cấu của dự án. Trong trường hợp này người ta thường sử dụng mô hình tổ chức quản lý theo dự án. Nghĩa là, cơ cấu tổ chức dự án tách biệt đã biến thành một bộ phận cơ cấu hoạt động thường xuyên trong nội bộ của tổ chức/ hệ thống mẹ.
Trong mô hình cơ cấu tổ chức quản lý theo dự án, cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án và cơ cấu của tổ chức/ hệ thống mẹ nằm ngang trong một chỉnh thể hữu cơ, được quản lý bằng hệ thống quản lý chung. Biên giới giữa cơ cấu Ban quản lý dự án và cơ cấu của tổ chức/hệ thống mẹ bị xoá hoàn toàn. Các nguồn lực dành cho hoạt động của dự án và các hoạt động khác của tổ chức/ hệ thống mẹ là chung.
Nếu hoạt động của tổ chức/ hệ thống mẹ hoàn toàn là hoạt động quản lý dự án thì mô hình quản lý theo dự án trở thành mô hình cơ cấu tổ chức quản lý chung.
Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý dự án tách biệt, mô hình quản lý theo dự án và mô hình quản lý chung thông thường áp dụng trong các trường hợp sau:
- Tổng thầu dự án là một tổ chức và tổ chức này chịu trách nhiệm quản lý dự án cũng như thực hiện toàn bộ hoặc phần chính công việc thực hiện dự án. Mô hình này gần giống với hình thức tổ chức quản lý dự án chìa khoá trao tay trong thực tế quản lý dự án ở Việt Nam.
- Chủ đầu tư, nhà tài trợ và tổng thầu cùng là một tổ chức. Đó có thể là các dự án nội bộ khi mà bộ phận này của một tổ chức thực hiện dự án cho một bộ phận khác của chính tổ chức đó. Trong thực tế quản lý dự án ở Việt Nam, mô hình này gần với tổ chức quản lý dự án tự thực hiện. Theo hình thức này, chủ đầu tư sử dụng lực lượng được phép hành nghề xây dựng của mình để thực hiện khối lượng xây lắp tự làm.
2.2 Cơ cấu tổ chức đúp
Nếu thành phần tham gia dự án có hai đơn vị thành viên có địa vị pháp lý ngang nhau nhìn từ góc độ quản lý dự án thì xuất hiện mô hình cơ cấu tổ chức đúp.
Mô hình cơ cấu tổ chức đúp cho phép tham gia ngang nhau vào quản lý dự án của hai đơn vị - thành viên dự án. Đó có thể là sự hình thành Ban quản lý dự án liên cơ quan mà thành phần gồm các cán bộ của 2 đơn vị thành viên. Để đảm bảo sự tham gia tương đương của 2 thành viên vào quản lý dự án, có thể thành lập một pháp nhân cho hoạt động thực hiện dự án. Ví dụ hội đồng cổ đông, Hội đồng giám đốc, Hội đồng quản trị...Hoặc đơn thuần trong Ban quản lý dự án liên cơ quan có 2 lãnh đạo dự án từ 2 đơn vị thành viên có thẩm quyền ra quyết định chung.
Cơ cấu tổ chức quản lý đúp có thể vận dụng trong các trường hợp sau:
- Chủ đầu tư và nhà tổng thầu có vai trò tương đương trong quá trình ra quyết định quản lý thực hiện dự án hoặc thực hiện các công việc có mức dộ quan trọng tương đương
- Tồn tại 2 nhà tài trợ hoặc 2 chủ đầu tư tương đương cùng quan tâm như nhau vào các kết quả của dự án và cùng tham gia tích cực vào quá trình thực hiện dự án.
2.3 Các cơ cấu tổ chức phức tạp
Trong trường hợp có trên 2 thành viên tham gia dự án mà các thành viên này khác nhau cả về vai trò cũng như tính chất tham gia thì có thể hình thành các mô hình quản lý dự án phức tạp. Các mô hình phức tạp nói chung có 3 dạng cơ bản:
- Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án
- Nhà tổng thầu quản lý thực hiện dự án
- Quản lý dự án được trao cho một tổ chức tư vấn ví dụ hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
a. Trong khuôn khổ của mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án thfi chủ đầu tư có thể tự thực hiện một vaài công việc ví dụ tự tổ chức đấu thầu còn các công việc khác thì giao cho các tổ chức tư vấn khảo sát, thiết kế, giám sát... và các nhà thầu thi công xây lắp. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án Ban quản lý dự án do chủ đầu tư lập nên, trong đó nguồn cán bộ quản lý lấy từ cơ cấu của chủ đầu tư. Các cán bộ này trong thời gian tồn tại dự án làm việc thường xuyên cho dự án. Cán bộ của các thành viên khác của dự án có thể tham gia vào quản lý dự án trên cơ sở làm việc không thường xuyên.
Trong thực tế quản lý dự án ở Việt Nam, trong hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án, chủ đầu tư tự tổ chức tuyển chọn hoặc trực tiếp ký hợp đồng với một hoặc nhiều tổ chức tư vấn để thực hiện công tác khảo sát, thiết kế công trình, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu. Sau khi chủ đầu tư ký hợp đồng với nhà thầu xây lắp, nhiệm vụ giám sát quản lý quá trình thi công, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình vẫn do tổ chức tư vấn đã được lựa chọn đảm nhận.
b. Trong mô hình tổng thầu quản lý thực hiện dự án, chủ đầu tư trao quyền quản lý cho nhà tổng thầu, chỉ để lại cho mình quyền kiểm tra một vài kết quả trung gian và kết quả cuối cùng. Tổng thầu tự hình thành cơ cấu tổ chức quản lý dự án Ban quản lý dự án, cung cấp các nguồn lực thường xuyên cho cơ cấu này và thực hiện tất cả các chức năng quản lý dự án. Ngoài ra tổng thầu có thể giao một phần công việc lại cho các nhà thầu phụ hoặc cho các bộ phận của mình.
Trong thực tế quản lý dự án ở Việt Nam mô hình đang đề cập gần với hình thức chìa khoá trao tay được áp dụng trong việc xây dựng các công trình nhà ở, công trình dân dụng và công trình sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản. Theo hình thức này, chủ đầu tư thực hiện đấu thầu dự án để lựa chọn một nhà thầu tổng thầu xây dựng thực hiện toàn bộ việc thực hiện dự án thiết kế, mua sắm vật tư- thiết bị xây lắp. Chủ đầu tư chỉ trình duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, nghiệm thu và nhận bàn giao xây dựng có thể giao thầu lại việc khảo sát, thiết kế, mua sắm thiết bị hoặc một phần khối lượng công tác xây lắp cho các nhà thầu phụ.
c. Trong mô hình quản lý dự án chủ đầu tư trao quyền quản lý dự án cho một tổ chức tư vấn chuyên cung cấp dịch vụ quản lý dự án. Tổ chức tư vấn này giữ những quyền quan trọng nhất về quản lý dự án, lập Ban quản lý dự án và thực hiện công tác quản lý. Đồng thời, tổ chức tư vấn quản lý dự án này không thực hiện bất kỳ một công việc nào của quá trình thực hiện dự án. Tất cả các công việc của quá trình thực hiện dự án tổ chức tư vấn quản lý dự án giao lại cho các nhà thầu.
Trong thực tế quản lý dự án ở Việt Nam mô hình tư vấn quản lý dự án tương tự như ở hình thức chủ nhiệm điều hành dự án được áp dụng đối với các dự án có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp và thời gian xây dựng dài. Theo hình thức này chủ đầu tư tổ chức tuyển chọn và trình cấp có thẩm quyền quyết định tổ chức tư vấn thay mình làm chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm giám định, ký kết hợp đồng với các tổ chức khảo sát, thiết kế, cung ứng vật tư thiết bị, xây lắp để thực hiện các nhiệm vụ của quá trình thực hiện dự án, đồng thời chịu trách nhiệm giám sát, quản lý toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
Theo mô hình này, cán bộ ban quản lý dự án, trừ một số vị trí cao nhất, chủ yếu được hình thành từ nguồn cán bộ của các nhà thầu, và do đó, các nhà thầu được tham gia rất nhiều vào quá trình quản lý thực hiện dự án.
Ở đây có thể xảy ra trường hợp nhà tư vấn quản lý dự án ở tất cả các công việc của quá trình thực hiện dự án cho một nhà tổng thầu. Đến lượt mình nhà tổng thầu này, là người chịu trách nhiệm chính vè mọi công việc của dự án, có thể giao một phần công việc cho các nhà thầu phụ.
III. Phương hướng hoạt động của Ban
A. Đối với công trình xây mới
1. Công tác quản lý chất lượng công trình
- Tăng cường công tác giám sát của Ban với các công trường xây dựng, đôn đốc tiến độ thi công, thúc đẩy công tác tư vấn giám sát. Các công trình phải có cán bộ kỹ thuật của ban theo dõi.
- Tham gia đánh giá chất lượng vật liệu xây dựng trước khi đưa vào công trường
- Tăng cường công tác kiểm tra và hậu kiểm chất lượng vật liệu, cấu kiện các bộ phận công trình trước khi tiến hành nghiệm thu từng giai đoạn.
- Tăng cường công tác tiếp cận thông tin về các nhà thầu đơn vị tư vấn giám sát từ đó tìm đối tác thích hợp.
- Kết hợp với các đơn vị sử dụng tham gia quản lý chất lượng các công trình nhất là công trình sửa chửa và nâng cấp.
- Nâng cao trình độ giám sát cho các thành viên trong Ban thông qua các lớp tập huấn của tỉnh hoặc cơ quan chuyên ngành tổ chức. Thường xuyên cập nhật các tiêu chuẩn quy phạm chuyên ngành trong công tác giám sát và nghiệm thu công trình.
2. Giám sát tiến độ và phương tiện thi công
Cần có hợp đồng với các nội dung chi tiết đối với các nhà thầu, đòi hỏi các nhà thầu cung cấp tiến độ thi công cụ thể và chi tiết. Tăng cường kiểm tra chức năng các phương tiện thi công theo hợp đồng trước khi đưa vào công trường. Tổ chức nghiệm thu công trình theo từng đợt, từng giai đoạn, và hoàn thành công trình.
3. Triển khai công tác đấu thầu theo đúng thông tư số 4 về hướng dẫn thực hiện quy chế đấu thầu sau khi có quyết định phê duyệt đầu tư bao gồm các bước sau
- Lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu.
- Trình duyệt và Thẩm định kế hoạch đấu thầu
- Chuẩn bị hồ sơ trình tổ chuyên gia xét thầu
- Đánh giá hồ sơ đấu thầu
- Chuẩn bị hồ sơ trình duyệt thẩm định và phê duyệt công bố kết quả đấu thầu
4. Công tác kết thúc xây dựng và đưa công trình vào khai thác sử dụng thực hiện theo các bước sau
- Nghiệm thu , bàn giao công trình.
- Vận hành công trình và hướng dẫn sử dụng công trình
- Bảo hành công trình.
- Quyết toán vốn đầu tư.
- Phê duyệt quyết toán.
B. Đối với công tác sửa chữa lớn giá trị lớn hơn 100 triệu
Căn cứ vào nhu cầu sửa chửa và ước tính giá thành công việc của các đơn vị gởi cho phòng Quản trị thiết bị, Ban sẽ nhận các công trình có giá trị từ 100 triệu trở lên, và tiến hành thực hiện theo các bước sau:
Ban Quản lý công trình kết hợp với đơn vị khảo sát tất cả các hạng mục và thống nhất nội dung sửa chửa.
Ban sẽ lập phương án sửa chửa và ước tính kinh phí.
Trình Ban Giám Hiệu xin chủ trương.
Chuẩn bị hồ sơ thiết kế và tổng dự toán.
Gởi cơ quan có chức năng thẩm định hồ sơ thiết kế và tổng dự toán.
Chuẩn bị hồ sơ xin Bộ Phê duyệt thiết kế và tổng dự toán.
Chuẩn bị hồ sơ xin Bộ cho phép đấu thầu hoặc chỉ định thầu theo nghị định 52 nếu công trình có giá trị dưới 1 tỉ đồng và xin Bộ đấu thầu nếu công trình trên một tỉ đồng
Các bước sau tương tự như phần xây công trình mới.
IV. Quy trình nghiệm thu của Ban quản lý công trình
1. Qui trình nghiệm thu cấu kiện, công việc, bộ phận QĐ17/2000/QĐ-BXD
- Thành phần: Đơn vị thi công, chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát.
- Các bước tiến hành
+ Xem xét các hồ sơ bao gồm hồ sơ, tài liệu thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng khi thi công, Kiểm tra và nghiệm thu các tài liệu kiểm tra chất lượng.
+ Kiểm tra tại hiện trường.
+ Nhận xét về chất lượng.
+ Kiến nghị
+ Kết luận.
+ Các bên tham gia nghiệm thu ký tên, ghi rõ họ tên và chức vụ
- Đại diện chủ đầu tư hay giám sát thi công
- Đại diện nhà thầu xây lấp
- Chủ đầu tư kí tên đóng dấu
2. Qui trình nghiệm thu hoàn thành giai đoạn QĐ17/2000/QĐ-BXD
Bước I: Chuẩn bị các công việc có liên quan
- Tổng hợp khối lượng công việc đã thực hiện cần nghiệm thu bao gồm các thành viên:
+ Cán bộ Kỹ thuật đơn vị thi công
+ Cán bộ Kỹ thuật tư vấn Giám sát
+ Cán bộ Kỹ thuật Ban quản lý được phân công theo dõi từ đầu
Bước II: Hồ sơ nghiệm thu
- Đơn vị thi công chuẩn bị các hồ sơ sau:
+ Nhật ký công trường
+ Các biểu bản thí nghiệm xác định chất lượng
+ Biên bản nghiệm thu từng phần có ký nhận của các cán bộ có trách nhiệm
+ Các bản vẽ hoàn công của khối lượng cần nghiệm thu
+ khối lượng công việc cần nghiệm thu
Bước III: Ban Quản Lý Công trình chuẩn bị các bước sau:
- Phát thư mời các đơn vị có liên quan bao gồm:
+ Đơn vị thiết kế
+ Sở Xây Dựng
+ Ban Giám Hiệu
+ Đơn vị tư vấn giám sát
+ Đơn vị thi công
+ Các đơn vị có liên quan khác...
Bước IV: Tổ chức nghiệm thu
Ban Quản Lý Công Trình chủ trì thành lập Hội đồng nghiệm thu bao gồm đại diện các đơn vị trên và thành viên của Ban quản lý cùng thực hiện các công việc sau:
+ Đơn vị thi công báo cáo công tác đã thực hiện
+ Ý kiến của tư vấn giám sát
+ Các Thành viên kiểm tra các hồ sơ cần thiết
+ Các thành viên Hội đồng kiểm tra công trường
+ Ý kiến của đại diện sở xây dựng.
+ Ý kiến khác của các thành viên
+ Ý kiến của chủ đầu tư
+ Kết luận của Hội đồng
Các bên tham gia nghiệm thu kí tên ghi rõ họ tên và chứïc vu đóng dấu
3.Qui trình nghiệm thu hoàn thành, đưa vào sử dụng QĐ17/2000/QĐ-BXD
Bước I. : Chuẩn bị các hồ sơ nghiệm thu
- Đơn vị thi công chuẩn bị các hồ sơ sau:
+ Nhật ký công trường
+ Các biểu bản thí nghiệm xác định chất lượng
+ Biên bản nghiệm thu từng phần có ký nhận của các cán bộ có trách nhiệm
+ Các bản vẽ hoàn công
+ khối lượng công việc cần nghiệm thu
Bước II : Kiểm tra các tài liệu
- Tổng hợp tài liệu cần cho công tác nghiệm thu bao gồm các thành viên:
+ Cán bộ Kỹ thuật đơn vị thi công
+ Cán bộ Kỹ thuật tư vấn Giám sát
+ Cán bộ Kỹ thuật Ban quản lý
- Thống nhất khối lượng nghiệm thu và ngày nghiệm thu.
Bước III: Công tác chuẩn bị
Ban Quản Lý Công trình chuẩn bị các bước sau:
- Phát thư mời các đơn vị có liên quan bao gồm:
+ Đơn vị thiết kế
+ Sở Xây Dựng
+ Ban Giám Hiệu
+ Đơn vị tư vấn giám sát
+ Đơn vị thi công
+ Các đơn vị có liên quan khác...
Bước IV: Tổ chức nghiệm thu
Ban Quản Lý Công Trình chủ trì thành lập Hội đồng nghiệm thu bao gồm đại diện các đơn vị trên và thành viên của Ban quản lý cùng thực hiện các công việc sau:
+ Đơn vị thi công báo cáo tiến trình thi công và các công việc đã thực hiện
+ Ý kiến của tư vấn giám sát
+ Các thành viên kiểm tra các hồ sơ cần thiết
+ Các thành viên Hội đồng kiểm tra công trường
+ Ý kiến của đại diện sở xây dựng.
+ Ý kiến của chủ đầu tư
+ Ý kiến khác của các thành viên
+ Biểu quyết của Hội đồng
+ Chuẩn bị hồ sơ thanh toán.
T.S Bùi Ngọc Toàn
Nguồn tin: T/C KHCN Xây dựng, số 2/2006