Bên cạnh đó, từ thực tế những dự án không thành công do nguyên nhân được đánh giá là thiếu sự quản lý tổng thể, tác giả đã tìm kiếm các tài liệu khoa học trong nước thông qua các kênh chính thống như Thư viện Quốc gia, Thư viện Cục thông tin khoa học và công nghệ quốc gia, Danh mục luận án tiến sĩ trên website Bộ giáo dục và đào tạo, các tạp chí chuyên ngành và qua trang tìm kiếm Google, có duy nhất 1 tài liệu trong nước có đề cập đến vấn đề “quản lý tổng thể” dự án. Trong quá trình nghiên cứu tài liệu nước ngoài, tác giả đã khảo cứu các tài liệu với 2 từ khóa “Total project management” và “Intergated Management”. Tác giả nhận thấy nội hàm 2 thuật ngữ trên có nhiều điểm chung nhưng có một số nội dung khác biệt: “Total project management” thiên về quản lý toàn bộ, toàn diện các nội dung của dự án/danh mục/doanh nghiệp, “Intergated Management” chú trọng hơn sự tương tác, ảnh hưởng giữa các nội dung quản lý dự án, trong đó có thể tương tác giữa một số nội dung, không nhất định là toàn bộ nội dung/lĩnh vực quản lý dự án. Việc chuyển ngôn ngữ của thuật ngữ “Intergated Management” từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt ở nhiều tài liệu đôi khi không có sự đồng nhất, có tài liệu dịch là “Quản lý tổng thể”, có tài liệu dịch là “Quản lý tích hợp”. Tác giả đã kết hợp 2 thuật ngữ “Total project management” và “Intergated Management” để đề xuất sang thuật ngữ chung là “Quản lý tổng thể” áp dụng vào quản lý tổng thể dự án. Như vậy vấn đề “Quản lý tổng thể” dự án mà tác giả đề cập là đề xuất với nội hàm quản lý một cách toàn diện các nội dung quản lý dự án và mối quan hệ giữa các nội dung đó nhằm đảm bảo quá trình thực hiện dự án được trôi chảy, đảm bảo đúng các mục tiêu đã đề ra.
Qua lược khảo tài liệu, tác giả nhận thấy “Total project management” và “Intergated Management” cũng là vấn đề được quan tâm đối với các nhà quản lý dự án nước ngoài. Trong đó, các tài liệu đều thống nhất vấn đề “Quản lý tổng thể” là rất quan trọng và cần thiết trong quản lý dự án cũng như quản lý danh mục đầu tư, quản lý doanh nghiệp. Nhưng các tài liệu chưa có sự thống nhất về nội hàm của “Quản lý tổng thể” dự án. Từ sự thiếu hụt những lý luận về “quản lý tổng thể” dự án trong nước, sự đa dạng và chưa thống nhất về “quản lý tổng thể” dự án theo các tài liệu nước ngoài nên rất cần những nghiên cứu làm sáng tỏ lý luận “Quản lý tổng thể” đồng thời áp dụng vào quản lý tổng thể dự án.
Bài viết này với mục tiêu khảo cứu các nghiên cứu trong và ngoài nước về “quản lý tổng thể” dự án, làm rõ nội hàm của việc “quản lý tổng thể” dự án để đề xuất một tư duy “quản lý tổng thể” dự án áp dụng cho dự án sử dụng vốn đầu tư công tại Việt nam. Đồng thời qua phân tích đánh giá các công trình nghiên cứu, định hướng, xác định các vấn đề có thể cần tập trung nghiên cứu giải quyết nhằm đóng góp cho “quản lý tổng thể” dự án đầu tư xây dựng, nâng cao chất lượng công tác quản lý dự án trong điều kiện thực tế tại Việt Nam.
2. Các nghiên cứu trong nước về quản lý tổng thể dự án
Khảo cứu các công trình nghiên cứu trong nước thì từ năm 2010 đến nay đã có khoảng 10 luận án tiến sĩ được công bố có liên quan đến lĩnh vực quản lý dự án (QLDA) đầu tư xây dựng (ĐTXD), rất nhiều bài viết liên quan đến quản lý các lĩnh vực của dự án đầu tư xây dựng, bên cạnh đó là các tài liệu hướng dẫn chi tiết các nội dung trong QLDA ĐTXD theo quy định (quản lý chi phí, quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro, quản lý an toàn lao động và vệ sinh môi trường…) và các kỹ thuật quản trị dự án, nhưng rất ít tài liệu nghiên cứu về quản lý tổng thể dự án.
(1) Nguyễn Quốc Duy (2012), Chuyên đề quản trị dự án, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, HN.
“Quản lý tổng thể dự án là tất cả các quá trình và hoạt động cần thiết để phát hiện, xác định, kết hợp, hợp nhất và phối hợp các quá trình và các hoạt động QLDA”. Trong phạm vi QLDA, tính tổng thể bao gồm sự thống nhất, sự hợp nhất, sự phát biểu cụ thể và rõ ràng bằng văn bản, các hoạt động tiến hành mang tính chất toàn cục có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc thực hiện dự án và quản lý các yêu cầu dự án. Quản lý tổng thể dự án bao gồm việc đưa ra quyết định lựa chọn về phân bổ nguồn lực, chấp nhận sự đánh đổi giữa các mục tiêu cạnh tranh và phương án khác nhau, và quản lý các mối quan hệ phụ thuộc tương tác lẫn nhau giữa các lĩnh vực chuyên môn trong QLDA. Quản lý tổng thể dự án bao gồm các nội dung công việc sau: Phát triển văn kiện dự án; Phát triển kế hoạch QLDA; Lãnh đạo và quản lý các hoạt động dự án; Theo dõi giám sát các hoạt động dự án; Quản lý sự thay đổi dự án; Kết thúc dự án. Sau khi nghiên cứu nội dung tài liệu của tác giả Nguyễn Quốc Duy, tác giả nhận thấy sự tương đồng trong ý tưởng về sự cần thiết phải có quản lý tổng thể dự án, tuy nhiên nội dung quản lý tổng thể mà tác giả đề cập gần như được dịch từ sách A Guide to Project Management of Body Knowleadge của Viện Quản lý dự án (Mỹ). Các nội dung chủ yếu về quy trình kỹ thuật QLDA chung, chưa có liên hệ tới điều kiện QLDA tại Việt Nam.
3. Các nghiên cứu nước ngoài
(1) Yuan Jianbo, Zhang Qisen (2009), Theory and Application of Total Project Management, GeoHunan International Conference, Changsha, Hu-nan, China.
Trên cơ sở các nguyên lý của TQM và System Engineering, quản lý tổng thể dự án (Total Project Management-TPM) được định nghĩa và phân tích là hệ thống quản lý cho tất cả các lĩnh vực của dự án, sử dụng các lý thuyết và phương pháp của TQM. TPM đã được chứng minh một cách hệ thống và khoa học bởi hệ thống các đặc điểm của “Quản lý tổng thể thời gian” (Total time Management), “Quản lý tổng thể thông tin” (Total information Management) và “Quản lý tổng thể rủi ro” (Total risk Management) và tích hợp với lý thuyết TQM, “Quản lý tổng thể chi phí” (Total cost Management), “Quản lý tổng thể hợp đồng” (Total contrast Management). Đề xuất các nhà quản lý nên tăng cường việc lập kế hoạch và nâng cao chất lượng QLDA bằng cách sử dụng chu trình PDCA. Tại Trung Quốc, đã thực hiện thành công TPM theo lý thuyết này cho công trình giao thông. Các lý thuyết về QLDA tổng thể là cơ sở quản lý, sử dụng hệ thống trong quá trình dự án có thể thúc đẩy sự phát triển và ứng dụng quản lý tổng thể dự án. Mỗi dự án lại được thiết kế một quy trình QLDA tổng thể kết hợp với hệ thống máy tính/phần mềm hỗ trợ quản lý.
(2) Sean Whitaker (The Professional Project Manager Blog) trong bài Quản lý tổng thể dự án (TPM) – Một mô hình mới.
Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) đã được chấp nhận trong quản lý chất lượng của nhiều tổ chức. Nếu áp dụng các nguyên tắc TQM ứng dụng trong phạm vi một tổ chức có nhiều dự án, sử dụng bốn nguyên tắc của TQM để QLDA và danh mục, chương trình dự án của tổ chức.
(3) Daniel Linman trong bài Giải pháp quản lý tổng thể cho dự án – Tư duy tổ chức (Tatal Project Management Solutions for Project-Thinking Organizations) January 14,2011.
Các giải pháp QLDA tổng thể (giải pháp TPM) sẽ giúp một tổ chức có nhiều dự án ổn định quy trình kinh doanh, dẫn dắt nhân viên đạt được hiệu quả làm việc và có trách nhiệm giải trình. Thực hiện các giải pháp TPM đòi hỏi một cơ sở hạ tầng linh hoạt cho phép phản ứng với sự năng động của môi trường dự án và các tiến bộ công nghệ nhanh. Ý tưởng chủ chốt đằng sau QLDA tổng thể (TPM) bao gồm cung cấp một tư duy với cách tiếp cận toàn doanh nghiệp để thiết lập một hệ thống QLDA hiệu quả. Một hệ thống như vậy sẽ mở đường cho việc phát triển các giải pháp QLDA tổng thể (giải pháp TPM) thông qua việc tạo ra một tư duy dựa trên dự án, trong đó mỗi dự án được thực hiện phù hợp với chiến lược của công ty và do đó mọi người tham gia dự án và thành viên nhóm có thể nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ cán bộ quản lý các cấp. Các giải pháp TPM sử dụng công nghệ và các quy trình là động lực chính trong môi trường hội nhập tổng thể của dự án.
(4) Phil Ventresca trong bài Quản lý tổng thể dự án trong văn hóa nền tảng của dự án (Total Project Management in A Project-Based Culture)
Quản lý tổng thể dự án (TPM) là cách tiếp cận toàn doanh nghiệp để phát triển một hệ thống QLDA thành công, được hỗ trợ tốt nhất trong một tổ chức nhiều dự án các dự án phù hợp với chiến lược của tổ chức và do đó nhận được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý ở tất cả các cấp. Con người, quá trình và công nghệ là những động lực chính trong môi trường này. Trao đổi thông tin và hợp tác phải được phát triển thành các tiêu chuẩn trong tổ chức. Kiểu quản lý này sẽ thúc đẩy quá trình giải trình trách nhiệm và tạo ra một nền tảng cải tiến hiệu quả hoạt động của tổ chức và cá nhân liên tục. Mô hình cơ sở hạ tầng cho hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp gồm các yếu tố: Thông tin liên lạc đầu vào, Đánh giá, Khuyến nghị thực hiện, Thực hiện, Xác nhận
(5) Theo Andrew A.L.Tan.New Straits Times; Kuala Lumpur [Kuala Lumpur] 16 Sep 2000:12-EX.
Quản lý tổng thể (TPM) là một nỗ lực đạt được sự thành công trong tất cả các lĩnh vực của một dự án mang tính đa ngành và đa chiều. Mục tiêu của dự án được phân loại là mục tiêu chính và các mục tiêu thứ yếu. Để thực hiện mục tiêu của TPM sẽ đòi hỏi nỗ lực hợp tác của toàn bộ nhóm dự án.
Theo chiều rộng dự án, trưởng dự án hoặc người quản lý đóng vai trò liên kết tất cả các bộ phận, thành phần, quy tắc, tiêu chuẩn và các khía cạnh của dự án cùng nhau trong một môi trường hợp nhất, liên quan, hài hòa và hiệu quả tổng thể. Điều này đòi hỏi phải đưa khái niệm Thiết kế tích hợp (IDC) vào thực tiễn. Nhà lãnh đạo dự án để đạt được TPM phải có kiến thức và kinh nghiệm trong việc thực hành quản lý chiến lược dự án một cách khoa học, hợp lý. TPM do đó liên quan đến việc thiết lập đội ngũ tư vấn, nhà thiết kế và nhà thầu thi công có thẩm quyền một cách tương thích và cung cấp cho họ khả năng lãnh đạo và chỉ đạo. Nhà lãnh đạo dự án là yếu tố quyết định quan trọng nhất trong nỗ lực đạt được TPM. Quản lý tổng thể dự án cần phải được áp dụng cho toàn bộ vòng đời dự án của một dự án với phạm vi và hoạt động đa dạng của nó. Quản lý tổng thể dự án đồng nghĩa với TQM, MS-ISO 9001/9002 và sự thành công cơ bản của dự án và thành công trong QLDA là các thực thể thiết lập hoàn toàn khác nhau nhưng liên quan đến nhau.
(6) Theo Barnes, Wendell L. trong “Total Project management”
Tác giả đưa ra khái niệm về TPM là việc chủ đầu tư sử dụng một tư vấn giúp chủ đầu tư quản lý toàn bộ dự án từ đầu đến cuối chứ không phải nhiều tư vấn cho từng công việc riêng khác nhau. Tác giả cũng chỉ ra việc sử dụng một tư vấn cho toàn bộ dự án có thể gây nên hiện tượng thiếu sự kiểm soát chéo giữa các bên tư vấn để phát hiện lỗi trong quá trình thực hiện dự án. Tuy nhiên với việc áp dụng TPM thành công ở các dự án cấp nước tại bang Texas (Mỹ), tác giả đã chỉ ra rất nhiều ưu điểm của TPM như sau:
- Việc có một công ty thực hiện cả chức năng quản lý thiết kế và xây dựng sẽ cải thiện sự phối hợp và trao đổi thông tin giữa các kỹ sư và nhân viên xây dựng, đồng thời cũng làm giảm rất nhiều sự xung đột tiềm ẩn giữa đội thiết kế và đội ngũ quản lý xây dựng.
- Không chỉ vậy, khi cùng một công ty cung cấp cả thiết kế và quản lý xây dựng, các chuyên gia xây dựng tư vấn cho các nhà thiết kế về thiết kế, và điều đó sẽ làm tăng sự cạnh tranh và các nhà thiết kế và quản lý xây dựng đồng bộ, do đó ngăn ngừa các vấn đề phát sinh trong công việc sau này.
Theo tác giả, cách tiếp cận TPM được áp dụng phổ biến nhất trong hai trường hợp: “Khi dự án phải làm rất nhanh, hoặc khi nó vượt xa năng lực quản lý của chủ đầu tư”
(7) John Russell-Hodge (John Russell-Hodge, Department of Management and Public Administration, Scholl of Socialand Economic Development, Univercity of the South Pacific, Suva, Fiji)
Theo tác giả, trong tương lai môi trường kinh doanh sẽ hỗn loạn hơn và các tổ chức kinh doanh sẽ nhỏ gọn hơn. Sự đa dạng hơn của khách hàng và việc sử dụng công nghệ thông tin đa dạng hơn sẽ dẫn đến việc có thể quản lý tổng thể dự án, nhờ đó khách hàng sẽ trở thành những người tham gia QLDA. Các nhà cung cấp sẽ trở thành những người hỗ trợ việc quản lý đó. Tổ chức trong môi trường dự án như vậy sẽ trở thành đơn vị quản lý trung tâm. Người tiêu dùng với mức độ tiếp cận bình đẳng với các nguồn thông tin của doanh nghiệp, sẽ yêu cầu mức dịch vụ cao hơn và giá trị gia tăng từ các tổ chức hoạt động trên thị trường toàn cầu thực sự. Tiếp theo sự cải tiến trong công nghệ thông tin cho phép khách hàng là người QLDA thực sự của tương lai. Quản lý tổng thể dự án –TPM là QLDA của tất cả các bên liên quan đến dự án. Trong đó đặc biệt nhấn mạnh vai trò kiểm soát của khách hàng để ra những quyết định về lợi ích mua hàng. Với tầm nhìn về quản lý tổng thể QLDA thì các đặc điểm cốt lõi sẽ là:
- Sử dụng công nghệ thông tin để cho phép khách hàng tham gia thực chất vào QLDA để làm phù hợp yêu cầu của họ với những đề xuất công việc;
- Hoàn toàn tùy biến, vì khách hàng có quyền truy cập vào các thông số kiểm soát (thiết kế, vật liệu, phân phối…) của hệ thống phân phối lợi ích (tức là dịch vụ/vận hành);
- Tập trung vào khả năng và khái niệm “khả năng độc đáo”; điều này khuyến khích khách hàng sử dụng tiêu chí chính đối với nhà cung cấp là cung cấp được giá trị gia tăng đặc biệt, với sự kiểm soát của khách hàng.
(8) George J.Rits, trong cuốn Total construction project management do nhà xuất bản McGraw-Hill Inc, US xuất bản năm 1994, đã đưa ra khái niệm về quản lý tổng thể dự án (xây dựng) (Total Project Management – TPM) như sau: “Khái niệm “tổng thể” trong cuốn sách này thể hiện ý tưởng rằng phải sử dụng các kỹ thuật quản lý xây dựng trong một nội dung thống nhất. Người quản lý phải ứng dụng được tất cả những kỹ thuật giới thiệu ở cuốn sách trong suốt vòng đời dự án nếu muốn thành công. Những giám đốc dự án đích thực phải tuyệt đối tuân theo các kỹ năng quản lý xây dựng tổng thể”.
Quản lý tổng thể dự án xây dựng là quản lý và điều hành liên quan đến tất cả các mặt của quá trình triển khai dự án xây dựng, thể hiện mối liên quan chặt chẽ giữa hiểu biết công nghệ xây dựng và kỹ năng quản lý điều hành trong dự án xây dựng. Trong đó tác giả cho rằng nguyên tắc QLDA tổng thể là lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện dự án là xây dựng nên công trình có chất lượng đáp ứng được mọi nhu cầu của chủ đầu tư, ở đây chủ đầu tư đóng vai trò khách hàng của nhà thầu thi công. Kế hoạch triển khai dự án cũng phải được lập để định hình cho sơ đồ tổ chức tổng thể. Những thành phần cơ bản của phương pháp quản lý điều hành dự án xây dựng tổng thể gồm:
- Các công việc lập kế hoạch cho một dự án xây dựng
+ Kế hoạch triển khai thi công
+ Kế hoạch thời gian – tiến độ trên công trường
+ Các kế hoạch tài chính – Ngân quỹ xây dựng và dòng tiền
+ Kế hoạch tài nguyên – Người, vật liệu, các hệ thống kỹ thuật và tiền
- Các công việc tổ chức:
+ Chuẩn bị các sơ đồ tổ chức và các biểu đồ nhân lực
+ Việc các bản mô tả công việc cho các vị trí quan trọng
+ Thiết lập các thủ tục hoạt động ngoài công trường
+ Bố trí các coongtrifnh tạm và hệ thống phục vụ ngoài công trình
+ Thiết lập và bắt đầu các thủ tục kiểm soát
- Các công việc kiểm soát: Là điều đặc biệt thiết yếu trong 3 bước quản lý điều hành dự án xây dựng, được áp dụng cho tất cả các giai đoạn của công việc, nhằm đạt được những mục tiêu chung khi xây dựng dự án như đã được chỉ định.
Các phần phải kiểm soát chính là những phần mà đã được phát triển trong giai đoạn lập kế hoạch dự án gồm:
+ Kiểm soát kế hoạch tiền tệ trong đó hệ thống kiểm soát chi phí là trung tâm ngoài ra còn có kiểm soát dòng tiền
+ Kiểm soát thời gian/tiến độ
+ Kiểm soát chất lượng
+ Kiểm soát tài nguyên vật liệu và công việc vận chuyển chúng
+ Kiểm soát các nguồn cung cấp và năng suất nhân công cuối cùng, tác giả cho rằng những rủi ro về thủ tục xác định thay đổi, lập ngân quỹ và kiểm soát chi phí, chất lượng…có thể được kiểm soát tốt khi nhóm dự án thực hiện điều hành/quản lý tổng thể dự án xây dựng.
(9) PIM (2013), A.Guide to The Project Management Body of Knowledge -5th Edition, Project Management Institute, InC,US
Quản lý tổng thể dự án bao gồm các quy trình và hoạt động để nhận diện, xác định, kết hợp, thống nhất và điều phối các quy trình và các hoạt động QLDA khác nhau trong các nhóm quá trình QLDA. Trong bố cảnh QLDA, tổng thể bao gồm các đặc điểm thống nhất, hợp nhất, liên lạc và hành động tích cực cần thiết cho việc thực hiện dự án được kiểm soát thông qua việc hoàn thành, quản lý thành công các mong đợi của các bên liên quan và đáp ứng các yêu cầu. Quản lý tổng thể dự án bao gồm việc đưa ra lựa chọn về phân bổ nguồn lực, tạo ra sự cân bằng giữa các mục tiêu cạnh tranh và các giải pháp thay thế, và quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các lĩnh vực kiến thức QLDA. Các quy trình QLDA thường được trình bày dưới dạng các quy trình rời rạc với các giao diện xác định, trong thực tế, chúng chồng chéo và tương tác theo những cách không thể hoàn toàn chi tiết như trong Hướng dẫn của PMBOK.
Tổng quát về các quy trình Quản lý tổng thể dự án, như sau:
Quản lý tổng thể dự án gồm 6 quy trình:
(i) Xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter): là quy trình xây dựng tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của dự án và cho phép nhà QLDA có quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án. Lợi ích của quy trình này là xác nhận rõ ràng ngày bắt đầu dự án và các ranh giới dự án, tạo ra hồ sơ dự án và có được sự thừa nhận cũng như cam kết chính thức của quản lý cấp cao với dự án.
(ii) Xây dựng kế hoạch QLDA (Develop Project Management Plan): là quy trình xác định, chuẩn bị và phối hợp tất cả các kế hoạch con của các lĩnh vực QLDA và tích hợp chúng vào một kế hoạch QLDA toàn diện. Lợi ích của quy trình này là cung cấp một tài liệu tập trung làm cơ sở cho tất cả các công việc dự án.
(iii) Chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Direct and Manage Project Work): là quy trình lãnh đạo và thực hiện công việc được xác định trong kế hoạch QLDA và thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt để đạt được mục tiêu của dự án. Lợi ích của quy trình này là quản lý tòan bộ công việc của dự án.
(iv) Theo dõi và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work): là quy trình theo dõi, rà soát và báo cáo tiến độ để đáp ứng các mục tiêu được xác định trong kế hoạch QLDA. Lợi ích của quy trình này là cho phép các bên liên quan hiểu được trạng thái hiện tại của dự án các bước thực hiện, và dự báo về ngân sách, lịch trình và phạm vi dự án.
(v) Thực hiện kiểm soát thay đổi ticshhowpj (Perform Integrated Change Control): là quy trình xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi; phê duyệt những thay đổi và quản lý thay đổi liên quan đến sản phẩm bàn giao, tài sản, tài liệu dự án và kế hoạch QLDA; và truyền thông quyết định cuối cùng đối với các yêu cầu thay đổi. Quy trình này xem xét tất cả các yêu cầu liên quan đến thay đổi hay sửa đổi tài liệu dự án, sản phẩm bàn giao, đường cơ sở dự án, hay kế hoạch dự án và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu đó. Lợi ích của quy trình này là cho phép lập tài liệu các thay đổi trong dự án, xem xét ở cách nhìn tích hợp tất cả các lĩnh vực kiến thức, giảm thiểu rủi ro dự án do thay đổi gây ra.
(vi) Kết thúc dự án hay giai đoạn (Close Project or Phase): là quy trình hoàn thiện tất cả các hoạt động của tất cả các nhóm quy trình QLDA nhằm chính thức hoàn thành dự án hoặc giai đoạn. Lợi ích của quy trình này là cung cấp bài học kinh nghiệm, kết thúc chính thức của công việc dự án và trả các nguồn lực dự án về cho tổ chức để phục vụ các dự án hay công việc khác.
Các quy trình này tương tác với nhau và với các quy trình trong các lĩnh vực kiến thức khác như được mô tả chi tiết. Nhu cầu Quản lý tổng thể dự án là cần thiết trong trường hợp các quá trình riêng lẻ tương tác với nhau.
* Nhận xét từ khảo cứu tài liệu nước ngoài:
Nội hàm “quản lý tổng thể” dự án qua các bài báo khoa học, sách về quản lý có nhiều khái niệm, nội dung và phạm vi khác nhau. Có tác giả đề cập đến quản lý tổng thể như một tư duy, một phương thức QLDA mở rộng từ TQM [2], [5], [10]; có tác giả lại xây dựng các ý tưởng tiêng cho TPM không liên quan đến TQM [3], [4], [6], [7], [8], [9], [10]. Hoặc TPM được áp dụng để quản lý từng dự án riêng biệt [2], [5], [6], [8], [9], nhưng có tác giả lại áp dụng để quản lý cho toàn bộ tổ chức có nhiều dự án [3], [4], [6], [10] và có tác giả lại áp dụng để quản lý doanh nghiệp [4]. Các nghiên cứu liên quan đến TPM phần lớn được đề cập đến như là một tư duy “tổng thể” trong tổ chức, QLDA nói chung. Đối với dự án ĐTXD thì có các nghiên cứu [2], [6], [8], và phạm vi áp dụng TPM đối với các dự án xây dựng này cũng khác nhau ([2] áp dụng từ giai đoạn lập kế hoạch đầu tư đến khi hoàn thành, bàn giao công trình, [6] áp dụng trong giai đoạn thiết kế và thi công, [8] áp dụng trong giai đoạn thi công xây dựng).
Tài liệu tham khảo | Chủ thể quản lý TPM | Đối tượng quản lý | Phạm vi áp dụng | Mô hình TPM | Mục tiêu quản lý tổng thể |
[2] | Chủ đầu tư/Người quản lý dự án | Dự án đầu tư xây dựng không phân biệt loại công trình | Toàn bộ vòng đời dự án đầu tư xây dựng | Quản lý tất cả các nội dung/lĩnh vực của dự án một cách thống nhất, trên cơ sở các nguyên lí của TQM và System Engineering | Mục tiêu quản lý tổng thể dự án là xây dựng nên công trình có chất lượngđáp ứng được mọi nhu cầu của chủ đầu tư |
[3] | Tổ chức có dự án; Cá nhân điều hành dự án | Toàn bộ quy trình của làm việc của tổ chức và các dự án trong danh mục đầu tư của tổ chức | Toàn bộ tổ chức có dự án nói chung | | Tạo ra một nền văn hóa dựa trên dự án, trong đó mỗi dự án được thực hiện phù hợp với chiến lược của công ty để cải tiến liên tục cả hiệu quả của doanh nghiệp và cá nhân. |
[4] | Doanh nghiệp có dự án | Toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp; Các dự án trong danh mục đầu tư | Tòan bộ tổ chức có dự án | Quản lý toàn bộ các danh mục và các công việc, đặc biệt chú ý đến quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả, mỗi sự thay đổi là sự cải tiến. | |
[5] | Chủ đầu tư | Một dự án | Áp dụng với dự án đa ngành, đa chiều | TPM là đồng nghĩa với TQM, MS-ISO 9001/9002 và sự thành công cơ bản của dự án và thành công trong quản lý dự án là các thực thể thiết lập hoàn toàn khác nhau nhưng liên quan đến nhau | Mục tiêu của quản lý tổng thể: sự thành công của dự án |
[6] | Công ty tư vấn quản lý dự án | Dự án đầu tư | Dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng đô thị | Mô hình một tư vấn giúp chủ đầu tư quản lý toàn bộ dự án từ đầu đến cuối chứ không phải nhiều tư vấn cho từng công việc riêng khác nhau. | Mục tiêu giúp chủ đầu tư loại bỏ những xung đột trong việc giao tiếp với nhiều tư vấn và giữa các nhà tư vấn với nhau. |
[7] | Tất cả các bên liên quan đến dự án | Dự án đầu tư | Dự án thương mại | Sử dụng công nghệ thông tin để cho phép khách hàng tham gia thực chất vào qản lý dự án để làm phù hợp yêu cầu của họ với những đề xuất công việc, khách hàng có quyền truy cập vào các thông số kiểm soát (thiết kế, vật liệu, phân phối…) của hệ thống phân phối lợi ích (tức là dịch vụ/vận hành); | Mục tiêu giúp khách hàng hài lòng với việc kiểm soát dịch vụ của nhà cung cấp. |
[8] | Giám đốc dư án/người quản lý thực hiện dự án | Dự án xây dựng | XD công trình dân dụng trong giai đoạn thi công | Nội dung của quản lý tổng thể là quản lý tất cả các nội dung/lĩnh vực QLDA một cách thống nhất, thông qua nguyên tắc QLDA tổng thể là lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện dự án đầu tư (về triển khai thi công, tiến độ, tài chính ngân quỹ xây dựng và dòng tiền, chất lượng, tài nguyên) | Mục tiêu là xây dựng nên công trình có chất lượng đáp ứng được mọi nhu cầu của chủ đầu tư. |
[9] | Người quản lý dự án | Dự án đầu tư | Dự án đầu tư chung, không phân biệt loại dự án | Nội dung của quản lý tổng thể bao gồm các quy trình và hoạt động để nhận diện, xác định, kết hợp, thống nhất và điều phối các quy trình và các hoạt động quản lý dự án khác nhau trong các nhóm quá trình quản lý dự án, bao gồm việc đưa ra lựa chọn về phân bổ nguồn lực, tạo ra sự cân bằng giữa các mục tiêu cạnh tranh và các giải pháp thay thế, và quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các lĩnh vực kiến thức QLDA. | |
[10] | Tổ chức/Doanh nghiệp có dự án | Nhiều dự án trong danh mục đầu tư | | Sử dụng bốn nguyên tắc của TQM | |
(Bảng 1: Bảng tổng hợp nội dung “Quản lý tổng thể” theo một số tài liệu tham khảo nước ngoài)
4. Kết luận
Từ đặc điểm của các dự án đầu tư xây dựng và thực tiễn vướng mắc tại các dự án đang triển khai, tác giả nhận thấy yêu cầu phải “Quản lý tổng thể” dự án là cần thiết. Sau khi thực hiện khảo cứu các tài liệu trong và ngoài nước, tác giả rút ra nhận xét như sau:
- Ở trong nước đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về quản lý dự án đầu tư xây dựng nhưng phần lớn các vấn đề nghiên cứu đều viết về kỹ thuật quản lý dự án, quy định pháp lý và các nghiệp vụ quản lý dự án phù hợp với quy định pháp lý hiện hành nhưng rất ít tài liệu nói về quản lý tổng thể dự án. Có vài tài liệu trong nước đề cập quản lý tổng thể dự án nhưng các tài liệu đó chỉ ở phạm vi nội bộ.
- Đối với các tài liệu xuất bản ở nước ngoài, lý thuyết và các ứng dụng về quản lý dự án đã được phát triển rất mạnh nhưng chủ yếu đi sâu vào các nội dung quản lý trong từng lĩnh vực (quản lý chất lượng, tiến độ, chi phí…) và việc quản lý từng nội dung đó được xem xét riêng rẽ, đưa ra các quy định riêng biệt cho từng nội dung nhưng chưa có sự liên kết giữa các nội dung đó với nhau trong điều kiện thực tế môi trường bên ngoài tác động đến dự án luôn thay đổi. về quản lý tổng thể dự án, có nhiều tài liệu nói đến quản lý tổng thể (Total management, Intergrated management) nhưng quan điểm về quản lý tổng thể ở các tài liệu đó rất khác nhau về chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, nội dung quản lý, phạm vi quản lý và tư duy nền tảng thực hiện quản lý…
- Các tài liệu, giáo trình, công trình nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước đều thống nhất về ý tưởng quản lý tổng thể dự án là rất quan trọng
Từ những nhận xét trên, tác giả tìm ra khoảng trống nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng đó là Quản lý tổng thể dự án bao gồm:
(1) Cơ sở lý luận về quản lý tổng thể dự án chưa được hình thành rõ nét, cần có những nghiên cứu để hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý tổng thể dự án đầu tư xây dựng công trình.
(2) Phạm vi áp dụng thích hợp đối với quản lý tổng thể dự án đầu tư xây dựng công trình.
(3) Mối quan hệ giữa quản lý tổng thể dự án với quản lý các dự án thành phần.
(4) Đề xuất nội dung Quản lý tổng thể dự án đầu tư xây dựng công trình trong điều kiện Việt Nam.
(5) Xác định các yếu tố ảnh hưởng tới kết quả của dự án, làm rõ mối quan hệ giữa các yếu tố ảnh hưởng và thực hiện kiểm soát các yếu tố đó.
(6) Ứng dụng các công vụ quản lý trong Quản lý tổng thể dự án.
Trên cơ sở những nhận định về khoảng trống nghiên cứu như trên, tác giả sẽ tiếp tục triển khai một số vấn đề dự kiến nghiên cứu sâu như sau:
(1) Hệ thống hóa và hoàn thiện cơ sở lý luận về quản lý tổng thể dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm: khái niệm, nội dung, vai trò và tầm quan trọng của quản lý tổng thể dự án, công cụ thực hiện quản lý tổng thể dự án;
(2) Xác định các điều kiện để thực hiện quản lý tổng thể dự án;
(3) Đề xuất cách thức đưa quan điểm quản lý tổng thể dự án vào thực tiễn. Những nghiên cứu này sẽ được trình bày ở các bài viết tiếp theo.
(Nguồn: Tạp chí Kinh tế Xây dựng, Số 4/2019)