Trình tự các bước triển khai dự án ISO 9001 : 2000
Các bước thực hiện ISO được phân làm 5 giai đoạn, tuy nhiên tại một số thời điểm nhất định, các công việc ở các việc ở các giai đoạn khác nhau có thể được tiến hành đồng thời nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị tiến hành
1.1. Lựa chọn tư vấn
Hoạt động tư vấn là hoạt động hướng dẫn, trợ giúp của tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập đối lập với các cơ quan hành chính và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng QLCL.
Tổ chức tư vấn được thực hiện tư vấn cần có đủ điều kiện sau:
- Là doanh nghiêp, tổ chức khoa học và công nghệ hoặc tổ chức khác có năng lực và kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực tư vấn xây dựng hệ thống QLCL, được thành lập theo quy định của pháp luật;
- Có hệ thống QLCL phù hợp TCVN ISO 9001:2000:
- Có ít nhất 02 chuyên gia tư vấn đủ điều kiện theo quy định:
+ Tốt nhiệp đại học;
+ Đã được đào tạo về hệ thống QLCL;
+ Đã được đào tạo và cấp chứng chỉ về quản lý hành chính nhà nước;
+ Tư cách đạo đức tốt; có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Ngoài ra cần có thêm điều kiện kinh nghiệm trong quá trình tư vấn.
Trong quá trình triển khai dự án cơ quan tư vấn sẽ làm việc với Ban chỉ đạo ISO đến khi nhận được chứng chỉ công nhận. Chi phí tưvấn do hai bên thoả thuận.
1.2. Lập ban chỉ đạo dự án ISO 9000
Lãnh đạo đơn vị ra quyết định chính thức thành lập dự án xây dựng và áp dụng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 gọi tắt là Ban chỉ đạo dự án ISO 9000 gồm khoảng 5 - 10 người.
Ban chỉ đạo dự án đề án có nhiệm vụ: Xem xét hệ thống chất lượng hiện có; Lập kế hoạch chi tiết cho dự án ISO 9000; Trực tiếp hoặc phân công viết các thủ tục chỉ dẫn công việc, sổ tay chất lượng; đào tạo nhân viên về ISO 9000; Theo dõi việc thực hiện, báo cáo Ban Lãnh đạo; Tổ chức đánh giá nội bộ; làm việc với các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng hệ thống chất lượng và tổ chức triển khai thực hiện QLCL theo đúng các quy định của các cơ quan chủ quản và các văn bản hướng dẫn của đơn vị.
Thành phần Ban chỉ đạo là các cán bộ chủ chốt trong đơn vị, Ban chí đạo dự án sẽ có thể bao gồm các chức danh với chức năng nhiệm vụ sau:
a. Trưởng ban chỉ đạo dự án
Trưởng ban chỉ đạo dự án là người chịu trách nhiệm chính và quyết định đến sự thành công của dự án Trưởng Ban chỉ đạo dự án vì vậy thường là Thủ trưởng đơn vị hoặc Phó thủ trưởng đơn vị;
b. Đạo diện lãnh đạo về chất lượng QMR
Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người thay mặt Thủ trưởng đơn vị để xử lý tất cả các vấn đề có liên quan đến hệ thống QLCL. Đại diện lãnh đạo về chất lượng là người am hiểu về các hoạt động trong đơn vị, có đầy đủ uy tín, quyền lực để huy động, cổ vũ mọi người tham gia vào việc xây dựng, duy trì hệ thống QLCL là người nắm rõ và sâu sát từng quy trình, hướng dẫn của hệ thống chất lượng để đảm bảo được tính liên kết giữa các quá trình này.
Đại diện lãnh đạo về chất lượng có các trách nhiệm chủ yếu sau đây theo 5.5.1-TCVN ISO 9001: 2000:
- Đảm bảo các quá trình cần thiết của Hệ thống QLCL được thiết lập, thực hiện và duy trì;
- Báo cáo Thủ trưởng đơn vị về kết quả hoạt động của Hệ thống QLCL, về các đề xuất cải tiến hiệu quả của hệ thống;
- Đảm bảo thúc đẩy mọi thành viên trong đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của việc thoả mãn yêu cầu khách hàng;
- Liên hệ với các cơ quan, tổ chức bên ngoài về các vấn đề có liên quan đến Hệ thống QLCL
Đại diện lãnh đạo về chất lượng có thể là một thành viên trong Ban lãnh đạo hoặc một trưởng bộ phận được giao trách nhiệm và được lãnh đạo uỷ quyền điều phối triển khai dự án.
Theo kinh nghiệm thực tế, trong suốt thời gian triển khai dự án QMR cần đầu tư khá nhiều thời gian để dự án thành công, đồng thời cũng cần phải hiểu biết và nắm chắc các yêu cầu của tiêu chuẩn, vì vậy đơn vị cần cân nhắc để đề xuất cán bộ thích hợp.
c. Thư ký thường trực
Làm nhiệm vụ ghi chép các biên bản làm việc, đánh máy các văn bản của Hệ thống QLCL, làm các thông báo, báo cáo trong các cuộc họp, trong các đợt đánh giá chất lượng nội bộ, phôtô và phân phối tài liệu... Thư ký thường trực có chức năng như một điều phối viên dự án.
d. Các thành viên
Là những người tham gia xây dựng các quy trình, hướng dẫn tiêu chuẩn... đồng thời sẽ là những người phổ biến, triển khai các văn bản này.
1.3. Bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng QMR
Bên cạnh quyết định thành lập Ban chỉ đạo dựa ns cần có thêm một quyết định về việc bổ nhiẹm Đại diện lãnh đạo về chất lượng. Chức năng quyền hạn của Đại diện lãnh đạo về chất lượng như mô tả ở phần trên. Hai quyết định này cần được chuyển đến các phòng, ban, đơn vị, cá nhân có liên quan để phối hợp thực hiện.
1.4. Đánh giá thực trạng
Trước khi tiến hành cần tìm hiểu và xem xét điều kiện thực tế về nhà xưởng, máy móc thiết bị, hệ thống tài liệu và hoạt động quản lý đơn vị. Trên cơ sở đối chiếu với các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
1.5. Lập kế hoạch thực hiện
Cần phải xây dựng một kế hoạch tổng thể xây dựng và áp dụng ISO 9001:2000, kế hoạch này được chuyển cho lãnh đạo đơn vị xem xét góp ý kiến và sau khi đã thống nhất, sẽ trình Thủ trưởng phê duyệt. Nội dung kế hoạch sẽ đề cập đến các vấn đề chung:
- Các bước xây dựng và áp dụng ISO 9000 tại đơn vị 5 bước;
- Nội dung, thời gian, trách nhiệm từng bước thực hiện kế hoạch;
- Các nguồn lực cần thiết.
Kế hoạch tổng thể này sau khi được đơn vị phê duyệt, sẽ là cơ sở để xây dựng các kế hoạch chi tiết cho từng bước thực hiện.
1.6. Đào tạo nhận thức chung về ISO 9000
Song song với việc viết các văn bản thì đơn vị phải tổ chức đào tạo nhận thức chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhừm trang bị cho cán bộ, công nhân viên của đơn vị hiểu biết về QLCL, về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ đó họ sẽ thấy được trách nhiệm của họ trong việc tạo ra các sản phẩm có chất lượng cũng như ý thức về vai trò của họ trong hệ thống chất lượng.
Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng
2.1. Đào tạo xây dựng hệ thống văn bản
Trước khi tiến hành soạn thảo văn bản cần phải có một khoá đào tạo về cách thức xây dựng hệ thống văn bản theo yêu cầu của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho các cán bộ trong Ban chỉ đạo ISO và những cán bộ khác là những người sẽ tham gia vào việc biên soạn Hệ thống tài liệu. Mục đích khoá đào tạo này nhằm cung cấp các kiến thức về cáu trúc hệ thống tài liệu, kỹ năng viết và xây dựng các loại tài liệu chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, quy trình, hướng dẫn công việc, quy định chức năng, nhiệm vụ, cách thức quản lý biên soạn phân phối, thu hồi và huỷ bỏ tài liệu của Hệ thống.
2.2. Xây dựng Hệ thống văn bản
Để xây dựng hệ thống văn bản cần phải có kế hoạch cụ thể khoa học, thống nhất , các cán bộ trong đơn vị viết từng tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn.
Tài liệu nào đã được xem xét, hoàn chỉnh sẽ được kiến nghị để phê duyệt và ban hành ngay, không nhất thiết phải đợi hoàn thành tất cả các tài liệu của toàn hệ thống.
Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng
3.1. Ban hành và phổ biến tài liệu
Sau khi hệ thống tài liệu QLCL của đơn vị đã được hoàn thiện và được Ban chỉ đạo ISO của đơn vị nhất trí thông qua, các cán bộ có trách nhiệm viết tài liệu của đơn vị sẽ phổ biến các tài liệu này đến tất cả các cán bộ liên quan trong đơn vị.
3.2. Triển khai áp dụng
Ngay sau khi phổ biến, tất cả các phòng, ban, đơn vị trong đơn vị phải triển khai áp dụng theo các quy định trong hệ thống tài liệu, tương ứng với các hoạt động có liên quan trong hệ thống QLCL của đơn vị.
3.3. Xem xét và cải tiến hệ thống chất lượng
Trong quá trình áp dụng sẽ có xuất hiện những bất cập càn bổ sung, sửa đổi, hoặc có thể tìm ra những cách thức khác tốt hơn để tiến hành công việc một cách hiệu quả hơn, cán bộ của đơn vị ghi nhận những yêu cầu sửa đổi và cải tiến nhằm làm cho hệ thống chất lượng sát với thực tế. Công việc này sẽ được tiến hành liên tục cho đến lúc chứng nhận.
Giai đoạn 4: Đánh giá chất lượng nội bộ
4.1. Đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ
Đánh giá chất lượng nội bộ là một yêu cầu bắt buộc của ISO 9001:2000, trước khi đánh giá chất lượng cần đào tạo đội ngũ đánh giá viên.
4.2. Đánh giá chất lượng nội bộ
Sau khi đưa toàn bộ hệ thống văn bản vào áp dụng được khoảng 1 tháng, đơn vị tiến hành đánh giá hệ thống chất lượng. Việc đánh giá này sẽ phải được tiến hành từ 2 đến 4 lần trước khi chứng nhận chính thức.
4.3. Khắc phục sau đánh giá
Cuối mỗi đợt đánh giá, đoàn đánh giá nếu phát hiện ra vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm khắc phục triệt để những tồn tại này. Trên cở những hành động khắc phục sẽ dần dần hoàn thiện Hệ thống QLCL.
4.4. Xem xét của lãnh đạo
Ban lãnh đạo đơn vị cần tiến hành xem xét định kỳ hệ thống chất lượng để đảm bảo hệ thống chất lượng luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực. Xem xét của lãnh đạo cần bao quát được những vấn đề sau:
- Kết quả của các cuộc đánh giá chất lượng;
- Phản hồi của khách hàng đối tác;
- Việc triển khai các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm;
- Việc thực hiện các hnàh động khắc phục, phòng ngừa;
- Các hoạt động triển khai theo nghị quyết của đợt xem xét trước;
- Những thay đổi có ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng;
- Các kiến nghị về cải tiến.
Giai đoạn 5: Chứng nhận hệ thống
5.1. Lựa chọn cho cơ quan chứng nhận
Lựa chọn cơ quan chứng nhận được tiến hành trước khi đánh giá chứng nhận ít nhất từ 1 dedến 2 tháng. Chi phí chứng nhận do hai bên thoả thuận tuỳ theo phạm vi của đề án.
Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận là: Tổ chức độc lập có đủ năng lực tiến hành đánh giá và xác nhận hệ thống QLCL của một cơ quan hành chính nhà nước phù hợp với các yêu cầu theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000.
Tổ chức chứng nhận phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Có tư cách pháp nhân đầy đủ;
+ Hoạt động trong lĩnh vực chứng nhận hệ thống QLCL, được thành lập theo quy định của pháp luật;
+ Có chứng chỉ công nhận phù hợp với TCVN 5956: 1995 hoặc tương đương được cấp bởi tổ chức công nhận hợp pháp của Việt Nam hoặc tổ chức công nhận là thành viên của diễn đàn Công nhận quốc tế IAF International Accreditation Forum;
+ Có ít nhất 02 chuyên gia đánh giá có trình độ đại học trở lên, đã được đào tạo và có chứng chỉ về QLCL, đã được đào tạo và có chứng chỉ đào tạo về quản lý hành chính, có tư cách đạo đức tốt, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
+ Đã đăng ký tham gia chứng nhận tại Bộ KHCN và được cấp giấy xác nhận.
5.2. Đánh giá trước chứng nhận
Sau khi đơn vị lựa chọn cơ quan chứng nhận, nếu cần thiết hoặc theo thoả thuận, cơ quan này sẽ tiến hành đánh giá trước chứng nhận tại đơn vị. Buổi đánh giá này không cấp chứng chỉ, chỉ nhằm mục đích thống nhất phạm vi, nội dung đánh giá và năng lực thực tế của đơn vị có thể gọi là đánh giá sơ bộ hay đánh giá thử.
5.3. Đánh giá chứng nhận
Sau khi khắc phục xong những tồn tại sau đánh giá thử, đơn vị sẽ thống nhất với cơ quan chứng nhận về thời điểm đánh giá chứng nhận. Đánh giá chứng nhận do cơ quan chứng nhận thực hiện.
5.4. Khắc phục sau đánh giá
Trong quá trình đánh giá chứng nhận, nếu phát hiện ra những điểm không phù hợp, cơ quan chứng nhận yêu cầu đơn vị phải khắc phục. Khi khắc phục xong có văn bản gửi lại cho cơ quan chứng nhận xem xét.
5.5. Chứng nhận hệ thống
Sau khi thấy đơn vị đã đạt tiêu chuẩn thì cơ quan chứng nhận ra quyết định chứng nhận và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Thông thường, chứng chỉ sẽ được cấp 1 tháng sau khi đánh giá.
5.6. Duy trì hệ thống
Xây dựng hệ thống QLCL phù hợp là vấn đề quan trọng. Nhưng quan trọng hơn là duy trì có hiệu quả hệ thống. Để duy trì hệ thống hàng năm theo định kỳ 3 tháng đơn vị phải tổ chức đánh giá lại 1 lần. Cơ quan công nhận thường 6 tháng đến 1 năm sẽ tổ chức đánh giá kiểm tra xem xét hệ thống tìm những điểm cần khắc phục, cải tiến. Nếu phát hiện ra điểm không phù hợp nghiêm trọng cơ quan chứng nhận có quyền tạm treo chứng nhận đến khi đơn vị khắc phục hoàn thiện hệ thống.
Phạm Đình Hưởng
Nguồn tin: T/C Giao thông vận tải, số 10/2006