Vai trò của thông tin về hoạt động xây dựng trong thời đại công nghệ thông tin

Thứ hai, 23/10/2006 00:00

1. Thuật ngữ thông tin và công nghệ thông tin Lịch sử tiến hoá của nhân loại đã trải qua các thời kỳ khác nhau như thời đại đồ đồng, thời đại đồ sắt và thời đại công nghiệp. Những dự báo mang tính lý thuyết ngày hôm nay rằng loài người sẽ cùng nhau nắm quyền kiểm soát thông tin, chứ không phải là tài nguyên thiên nhiên nữa và dự báo này đã đưa ra thuật ngữ "Thời đại Thông tin".

Liên quan đến vấn đề này là việc phải hiểu rõ ý nghĩa thật sự của thông tin, cũng như giá trị và tầm quan trọng, ảnh hưởng mà thông tin mang lại cho chúng ta. Nhiều người thì lại cho rằng, giả dụ như thông tin ở trong thư viện chẳng hạn, thì ai cũng có thể tra cứu mà chẳng tốn một chi phí nào cả. Chẳng lẽ việc truy cập thông tin dễ dàng như vậy mà không làm ảnh hưởng đến giá trị của nó hay sao? và hơn nữa thông tin có thể sai chứ!. Trong trường hợp thông tin mang giá trị phủ định - chúng có thể gây hại thay vì giúp đỡ.
Như vậy, vị trí càng ngày càng quan trọng của thông tin là do nền công nghệ hiện nay đang làm thay đổi cách thức xử lý thông tin. Điều khác biệt lớn nhất cơ bản và dễ nhận thấy nhất giữa "thông tin" mà chúng ta từng biết và "thông tin" trong tương lai là hầu như mọi thông tin trong tương lai sẽ được số hoá. Ngày nay, hầu hết sách, báo, tài liệu in ấn có trong các thư viện đang dần được quét và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trên các băng từ, đĩa từ hay còn gọi là đĩa cứng HDD, hay đĩa CD-ROM. Các báo và tạp chí cũng phát hành dưới dạng báo điện tử trên Internet - bên cạnh báo giấy để thuận tiện cho việc phát hành. Các văn bản, giấy tờ giao dịch... cũng đang dần được luân chuyển và lưu trữ trên mạng song song với việc phát hành và lưu trữ bằng giấy thông thường. Những ảnh chụp, phim và băng video cũng đang được chuyển đổi thành những thông tin dạng số...
Các thông tin sau khi được số hoá sẽ được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu là các kho dữ liệu đã được hệ thống hoá của máy tính. Đó là những ngân hàng dữ liệu khổng lồ mà ai cũng có thể truy cập thông qua những dịch vụ trực tuyến. Một khi thông tin dạng số đã được lưu trữ, bất cứ ai được phép truy cập thông qua một máy tính cá nhân đều có thể vừa lấy thông tin, vừa so sánh và vừa hiệu chỉnh lại refashion thông tin cùng một lúc. Đây chính là điểm hoàn toàn mới so với trước đây, đạt được là do đã dựa trên khả năng xử lý và truyền các dữ liệu số hoá cực nhanh của máy tính.
Chúng tôi xin nêu một ví dụ minh hoạ về xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc số hoá các tài liệu in ấn: đó là trường hợp đối với bộ bách khoa nổi tiếng trên thế giới của nước Anh, Bộ Bách khoa Encyclopaedia Britannica đã được xuất bản từ năm 1768. Trước đây, Bộ sách này chỉ được xuất bản theo công nghệ in thông thường trên giấy. Mùa hè năm 1985, Min Yee đã đại diện cho Mirosoft đàm phán với Britannica, đề nghị trả bản quyền cho việc số hoá những thông tin của Bộ từ điển Encyclopaedia Britannica để đưa vào CD-ROM. Tuy nhiên, Britannica đã từ chối và thế là Mirosoft đã đi đến một quyết định táo bạo là Bill Gates đã giao cho nhóm nhỏ của Min Yee nghiên cứu việc triển khai một bộ Bách khoa, trong đó phải làm bật lên phần truyền thông đa phương tiện - là hướng phát triển chính để phân biệt nó với hình thức in truyền thống. Cũng chỉ đến khi có sự tham gia của Craig Bartholomew, một nhà quản lý sản phẩm trẻ trung của Mirosoft, tham gia và trở thành người chỉ đạo chương trình của nhóm thì việc hình thành từ điển số hoá đầu tiên mới trở thành hiện thực. Trong suốt năm 1991 công việc nhận dạng, số hoá và viết thuyết minh cho 1.000 minh hoạ, 5.200 hình ảnh, 800 bản đồ,... Mùa thu năm năm 1992, Bộ Bách khoa Mirosoft Encarta đã ra mắt độc giả, đánh dấu sự khởi đầu của thời đại số hoá đối với các Bộ từ điển Bách khoa nói riêng và hệ CSDL nói chung.
"Ngày nay, Bộ Bách khoa được nhiều người ưa chuộng nhất trên thế giới, Mirosoft Encarta được trình bày trên một đĩa CD. Chúng tôi bán những bộ Bách khoa ấy với số lượng cao hơn năm lần Bộ Thế giới, Bộ Bách khoa nổi tiếng thứ nhì" - Bill Gates -Thư gửi trường trung học Lakeside, 1995.

2. Lưu chuyển Thông tin đã được số hoá là yếu tố tạo cho xã hội và các cá nhân, đơn vị hoạt động trong xã hội một sức mạnh đặc biệt - nói cách khác, nó là dòng máu nuôi sống xã hội và các cá nhân, đơn vị hoạt động trong mọi lĩnh vực của xã hội

Ở nước ngoài, một nỗ lực để xây dựng và cải thiện các kênh lưu chuyển thông tin này, ít nhất là dành cho các cấp quản lý, là hệ thống thông tin điều hành Executive Information System. Ra đời từ cuối thập niên 80 của thế kỷ XX, hệ thống này tạo cho các nhà quản lý khả năng có được các thông tin quản lý hoặc các dữ kiện điều hành khác mà không phải chờ đợi trong thời gian dài, có thể là hàng tháng trời, mới nhận được báo cáo. Hệ thống này là một hướng đúng, nhưng nó chỉ hạn chế ở kết nối tới các cấp quản lý, điều hành, còn các cấp khác thì lại không được liên kết. Do đó, cùng với sự phát triển của CNTT, hệ thống thông tin điều hành đã được phát triển thành hệ thống thông tin đơn vị Enterprise information system hay còn được gọi là hệ thống đo lường công việc Performance measurement system, cung cấp thông tin cho nhiều cấp độ khác nhau, chứ không chỉ riêng cho cấp độ quản lý.
Ở nước ta, do các kênh lưu chuyển thông tin chưa được thiết lập hoặc thiết lập nhưng chưa hoàn chỉnh, nên cũng đã xảy ra tình trạng những nhân vật chủ chốt của một cuộc họp bước vào bàn họp mà dữ liệu không như nhau, cá biệt lại còn trái ngược nhau. Vì vậy đã phải cần đến nhiều hơn một cuộc họp để giải quyết những vấn đề mà nếu các kênh thông tin đến với những người dự họp cân bằng hơn!

3. Các quyết định quản lý, sản xuất và kinh doanh của các các đơn vị chỉ có thể kịp thời và chính xác dựa trên những thông tin được cung cấp thông suốt, liên tục, kịp thời, đầy đủ và chính xác

Điều này chỉ có thể thực hiện được trước tiên khi đã có:
- Một hạ tầng kết nối mạng cục bộ, diện rộng và Internet trong xã hội phát triển phục vụ các kênh lưu chuyển thông tin
- Mỗi đơn vị phải xây dựng được một hệ thống thông tin kỹ thuật số của mình và các thông tin phải được số hoá và luân chuyển trên mạng và Internet.
Việc xây dựng hệ thống này không đòi hỏi phải đầu tư lớn vào thiết bị máy móc. Các đơn vị đã có những thiết bị cơ bản cho công việc này: các cán bộ, nhân viên thường đã được trang bị các máy tính, các máy tính này thông thường được nối mạng theo cấu hình phù hợp ngang hàng hay chủ - khách, ... và có thể được thiết lập các địa chỉ trên Internet để thực hiện các giao dịch thông tin trong và ngoài đơn vị. Điều còn lại phải thực hiện là sử dụng hạ tầng phần cứng sẵn có đó hiệu quả hơn, đưa các qui trình và thông tin trước đây nằm trên giấy tờ vào mạng nội bộ của đơn vị đồng thời thiết kế công cụ giúp mọi người truy cập thông tin dễ dàng, chính xác.
Tuy nhiên, dù chúng ta đã tiến vào thời đại công nghệ thông tin từ khá lâu rồi ở Việt Nam, trào lưu có lẽ bắt đầu từ đầu những năm 90 của thế kỷ trước, nhưng vì hầu hết các thông tin lưu chuyển trong các đơn vị vẫn còn được thực hiện hầu hết dưới dạng giấy tờ, văn bản nên qui trình giao dịch giữa người - người vẫn không hề thay đổi. Một số đơn vị có áp dụng công nghệ thông tin sử dụng các phần mềm cho các hoạt động cơ bản như quản lý nhân sự, thực hiện sổ sách kế toán, tính thuế,... nhưng như vậy cũng chỉ mới là tự động hoá những qui trình cũ.
Mặc dù cốt lõi mọi vấn đề ở các đơn vị đều liên quan đến thông tin nhưng dường như không có đơn vị nào biết sử dụng thông tin cho hiệu quả. Có nhiều lãnh đạo còn chấp nhận việc thiếu thông tin như một điều bình thường. Người ta đã quá quen với những khó khăn khi tìm kiếm thông tin kể cả từ các nguồn thông thường nhất là tài liệu, sách báo và do đó họ không hề nhận ra sự thiếu thốn thông tin của họ. Nếu vậy, những gì thu được từ việc đầu tư vào công nghệ thông tin là chưa xứng đáng và các nhà lãnh đạo phải đặt ra được những yêu cầu thiết lập một kênh lưu chuyển thông tin để cung cấp cho các lãnh đạo những hiểu biết thực tế và nhanh chóng về khách hàng đối với doanh nghiệp hay về lĩnh vực quản lý đối với cơ quan quản lý. Như vậy, hiệu quả của việc đầu tư vào công nghệ thông tin với kết quả thu được rõ ràng phụ thuộc vào việc sử dụng công nghệ đến đâu để đưa thông tin chính xác và nhanh chóng đến cho mọi thành viên của đơn vị.

4. Vai trò và sự cần thiết của thông tin đối với các lĩnh vực hoạt động trong thời đại Công nghệ thông tin

Thực tế bất cập hiện nay là:
- Về phía cơ quan quản lý Nhà nước về xây dựng: việc nắm bắt các thông tin xây dựng nói chung tình trang xin cấp phép xây dựng, nhà xây theo qui hoạch, chất lượng thi công, … còn rất khó khăn, mà nguồn thông tin chủ yếu từ các nguồn phi công nghệ thông tin như báo, đài, các báo cáo, đơn thư khiếu tố của công dân, … và thường là chỉ sau khi xảy ra các vụ việc thì mới có thông tin. Điều này đã và đang ảnh hưởng đến hiệu năng mang tính thời điểm của các quyết định của cơ quan quản lý kể cả ở tầm vĩ mô và ảnh hưởng đến việc hoạch định các chính sách lâu dài của các cơ quan này.
- Đối với các cá nhân, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực xây dựng thì các liên kết luân chuyển thông tin trong nhóm này cũng hết sức yếu kém. Hầu hết các liên kết này nằm tại các văn phòng, trụ sở hành chính,… nối mạng cục bộ, Internet còn tại công trường thi công xây dựng gắn liền với những người trực tiếp làm ra các sản phẩm xây dựng thì gần như… đứt hẳn mối liên kết luân chuyển thông tin này chỉ còn các thông tin không được số hoá qua các kênh công văn, báo cáo,… hay các nguồn khác như: Fax, điện thoại. Điều này ảnh hưởng nhiều đến việc quản lý thi công trực tiếp tại công trường, nhất là đối với các cấp quản lý của doanh nghiệp.
- Mối liên kết giữa cơ quan quản lý Nhà nước và các cá nhân, tổ chức xây dựng cũng còn lỏng lẻo. Hơn nữa, việc truy cập chưa được phổ biến chính thức, rộng rãi nên hầu hết người sử dụng đều rất lúng túng, khó khăn khi có ý định tạo liên kết với cơ quan quản lý nhà nước.
Hơn nữa, những bất cập về thông tin xây dựng này lại cũng là những bất cấp liên quan tới những tiêu chí để tiến tới xây dựng một chính phủ điện tử. Vì vậy, bài toán này cần phải được các cơ quan tham mưu về công nghệ thông tin của ngành xây dựng tìm lời giải.
Đề án phát triển công nghệ thông tin ngành xây dựng đến năm 2005 - 2010 chính là phương thức giải quyết hợp tình, hợp lý cho vấn đề này. Ví dụ như nội dung đề án phần mục tiêu chung, cũng đã nêu rất rõ:
- Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực của ngành Xây dựng quản lý nhà nước, nghiên cứu, đào tạo, quản lý doanh nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng, công nghệ xây dựng, ....;
- Hầu hết công tác quản lý và điều hành của Bộ đều sử dụng mạng;
- Mạng máy tính nối trực tuyến đến các doanh nghiệp trực thuộc Bộ và tất cả các sở chuyên ngành của 61 tỉnh;
- Tạo lập được các cơ sở dữ liệu chuyên ngành xây dựng phục vụ quản lý, điều hành, nghiên cứu, thương mại, đầu tư,...
- Xây dựng các phần mềm có độ phức tạp cao phục vụ thiết kế, thi công công trình phức tạp như nhà cao tầng, cầu có khẩu độ lớn, sân bay, bến cảng, khu tổ hợp thể thao,... để áp dụng trong nước và xuất khẩu; …

5. Giải pháp công nghệ là xây dựng hệ thống sản phẩm công nghệ thông tin 3 cấp

a. Hệ thống CSDL tra cứu tích hợp sách thông thường và sách điện tử, bao gồm các nội dung:
- Văn bản qui phạm pháp luật Luật Xây dựng, các Nghị định, Thông tư, các Quyết định, Chỉ thị, ....
- Văn bản qui phạm kỹ thuật Qui chuẩn xây dựng, Tiêu chuẩn xây dựng, Tiêu chuẩn giao thông, Tiêu chuẩn công trình Thuỷ lợi, Tiêu chuẩn Điện, Tiêu chuẩn Cơ - Công nghệ
- Tài liệu và giáo trình kỹ thuật chuyên ngành xây dựng.
- Hệ dữ liệu tra cứu về :
+ Các cá nhân và tổ chức xây dựng cơ quan quản lý Nhà nước, các đơn vị nghiên cứu khoa học, các doanh nghiệp xây dựng, ....
+ Vật liệu, thiết bị và cấu kiện sử dụng trong xây dựng.

b. Hệ thống các phần mềm gói package software:
- Tính dự toán xây lắp.
- Thiết kế kiến trúc, kết cấu, hệ thống kỹ thuật, ...
- Quản lý chất lượng thi công xây lắp Giám sát – nghiệm thu, kiểm định chất lượng, ...
- Quyết toán công trình xây dựng

c. Xây dựng hệ thống thông tin mở kết hợp sàn giao dịch điện tử:
Xây dựng Web site để qua đó các cá nhân, tổ chức trong ngành xây dựng có thể dễ dàng truy cập và nhận được các thông tin cần thiết sau thông qua:
- Hệ cơ sở dữ liệu truy cập tích hợp.
- Truy vấn Hỏi/đáp.
- Diễn đàn.
- Giao dịch trực tuyến.
Hệ thống sản phẩm này sẽ là phần đóng góp nhỏ bé trong xây dựng vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá và phát triển đất nước của ngành Xây dựng Việt Nam.

Nguồn tin: T/C Thông tin Khoa học Công nghệ, số 4/2006